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Los 10 problemas más comunes en gestión de almacén para las Pymes

Posted by JL. Palenzuela on 11 enero 2016
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¿Puedo optimizar procesos en mi almacén?

Que la estrategia logística ha cambiado, no sería el resumen de ninguna convención de gurús, sino más bien un término más que maduro y obligatorio para todas aquellas empresas que tengan un componente de distribución dentro de su actividad. Hace ya tiempo que la cadena de suministro dejó de ser el patito feo al que nadie miraba, para convertirse en un importante foco de atención. Y es que en la tarta de gastos totales de cualquier pequeña y mediana empresa, la logística representa casi un tercio.

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Un almacén ya no es el lugar donde guardar una mercancía y hacerlo de cualquier manera, sino un eslabón fundamental para el servicio de tu cliente. Es el punto de partida para la satisfacción del que consume tu producto, o el cuello de botella para que deje de hacerlo.  Es una estructura clave que provee elementos físicos y funcionales capaces de generar un valor añadido. El problema es que en muchos negocios aún no se ha entendido así y sigue siendo algo urgente (y mucho), pero no prioritario. De manera que dejamos que siga funcionando como lo ha hecho hasta ahora mientras nuestra mente se ocupa de otras actividades del negocio.

Con independencia de los muchos o pocos recursos con los que pueda contar un almacén, lo que pretendo en este post es reflejar aquellos ladrones de tiempo que aparecen día sí y día y también, obstaculizando las tareas cotidianas.

¡Venid a por mí si miento!

Veamos los problemas más comunes en una gestión de almacén.

1. No se conocen las ubicaciones.

¿A quién no le ha pasado llegar a un almacén, a su almacén, y pensar que el picking es un caos? El mozo de almacén es dueño y señor de esa mercancía, de hecho, es el único que te puede hacer llegar hasta ella. Si no conocemos nuestras ubicaciones, el tiempo de manipulación es mayor, por lo tanto el plazo de entrega a cliente también aumenta. 

2. No dispone de suficiente espacio.

Los pasillos no se respetan, cualquier espacio o esquina es buena para dejar un palet, una caja o los útiles de trabajo. Y si hay suerte, nada peligroso sobresale de ello. Nuestro producto puede sufrir una merma de calidad si no tiene un tratamiento específico y adecuado a sus necesidades, por ejemplo una zona de temperatura controlada. 

3. Lay Out.

No existe ninguna organización en el almacén: no la hay, y si la hubiera no se respeta. Tu empresa ha crecido, ha ido adaptándose muy bien a la necesidad del cliente, tu equipo comercial funciona. Pero ahora te encuentras con productos de dimensiones que nunca imaginaste, en cualquier parte de la cadena simplemente porque aquel día había un hueco donde darle entrada. Una mala distribución en tu línea hace que los recorridos de manipulación también se vean incrementados, volvemos a flaquear en el plazo de entrega. 

4. Trazabilidad interna y externa del producto.

La pérdida de control de tus mercancías ha dejado de ser algo esporádico para convertirse en una carga diaria. Pierdes a una persona de administración que ahora ocupa sus horas investigando el paradero de ese bulto que nunca llega a aparecer. Nunca será un buen momento para hacer inventario, o nunca podrás cuadrarlo si decides hacer uno. 

5. Errores de picking.

Ya no sólo se trata de que tengamos un stock fiable, sino el nivel de insatisfacción del cliente. Una vez te puede perdonar pero cuando repites, estás fuera. La logística inversa supone una gran pérdida de tiempo si el proceso no está claro y los procedimientos bien definidos, está demostrado que cuando cometemos un error con el cliente el nivel de trabajo se multiplica por tres. 

6. Difícil (por no decir imposible) gestión de la información para la toma de decisiones.

La disponibilidad y fiabilidad de la información a tiempo real no es certera, y esto trasciende a muchos planos. Por un lado, el aprovisionamiento no es sobre ningún pilotaje, más bien por intuición o sensación camuflada de experiencia pero sin soporte numérico. Por otro, las consecuencias son severas para el control de stock ya sea por exceso o por defecto, tan negativas las dos mires por donde las mires. 

7. Problemas de inventario, caducidad u obsolescencia.

¿Pensabais que me olvidaba del gran problema? ¿De nuestro caballo de batalla? No. Es el quebradero de cabeza por excelencia, pero a veces no sabemos ni lo que tenemos almacenado. El objetivo general de una gestión de almacén consiste en garantizar el suministro continuo de materiales para asegurar el servicio de forma ininterrumpida, es por esto que la palabra rotura debería quedar fuera de nuestro diccionario, pero la realidad es bien distinta. La caducidad del producto es otro factor clave, ¿llevo un orden riguroso? 

8. Integración del sistema.

Falta de integración entre los diferentes procesos logísticos: recepción, transferencias, consumos, altas de fabricación, picking y expediciones. No hay traspaso de información de un departamento a otro. Tanto es así, que el trabajo en ocasiones o no se hace o se duplica.

9. KPIs

¿Sé cuál es mi productividad? ¿Conozco el coste de mis expediciones? ¿El de mi transporte? ¿El de mis recepciones? Y lo que es más importante: ¿sé la rentabilidad de una operación desde el punto de vista logístico? No soy capaz de potenciar mis puntos fuertes, ni mejorar mis fallos, simplemente porque no los tengo identificados. Es imposible un análisis DAFO logístico porque no tengo métricas para ello. 

10. Optimización de los RRHH. 

El capital más valioso de la operación está desaprovechado. En ocasiones te sobran horas, en los picos importantes no hay personal suficiente. No terminas de encontrar el balance para la cadena de producción porque no sabes dónde encajar los perfiles de los que dispones. No son tan malos como piensas una semana, ni tan buenos como piensas a la siguiente. Recuerda las palabras de Einstein: “Todos somos genios. Pero si juzgas a un pez por su habilidad de trepar árboles, vivirá toda su vida pensando que es un inútil.”

Sí, creo que la respuesta que da título a este post la tenemos todos muy clara. Es un rotundo y mayúsculo SI. Por supuesto que puedo optimizar procesos en mi almacén. Y no es sólo que puedes, sino que debes.

Todos los puntos mencionados anteriormente tienen un tremendo impacto en tu negocio. Si vuelves a analizar cada una de las 10 situaciones, todas y cada una de ellas conducen al mismo camino: no puedo mantener mi nivel de servicio actual si no es incrementando mis recursos. ¿Y en qué se traduce? Sí, en costes.

Hoy en día, la necesidad de informatizar es fundamental y esta tecnología está al alcance de todos. Se trata del SGA (Sistema de Gestión de Almacén), o WMS (Warehouse Management System) que está más que avanzada y permite al usuario pilotar toda su cadena de forma sencilla, intuitiva y con información a tiempo real para facilitarte la toma de decisiones en cualquier momento de la operación.

Y tú… ¿a qué esperas?

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Topics: Logistica

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