Gestión documental, obstáculos superados al documentar procesos

Sistematizar tu actividad es muy útil para aumentar la productividad y que tus esfuerzos consigan el mayor rendimiento. Quizá no necesites seguir un protocolo gráfico o escrito de los procesos de tu actividad profesional, pero hay buenos motivos para que consideres reflejarlos en un documento.

Documentar los procesos es ventajoso para tu negocio

La documentación de los procesos es una tarea clave para gestionar las actividades del negocio. Con ella, podemos ilustrar un proceso que se realiza en la empresa, señalando y aclarando los pasos que se siguen para completarlo, así como los departamentos o responsables que intervienen en cada paso.

Se identifica qué entra y qué sale del proceso, ya se trate de personas, materiales, conceptos o actividades. Gracias a la gestión documental, es posible que descubras patrones de trabajo ineficaces, o quizá podrías encontrar mejores maneras de hacer las cosas. La documentación busca la mejora continua de la empresa, nos permite establecer objetivos y orientar al personal hacia la consecución de estos: trabajando el qué, cuándo y cómo.

El tiempo invertido en documentar procesos se refleja después en un considerable ahorro de tiempo, ya que cada nueva persona que se incorpore al trabajo solo tendrá que leer y asimilar el manual de procedimientos.

Ventajas de documentar procesos

1. Se evita la aleatoriedad al efectuar las actividades. Todos saben lo que tienen que hacer y nada queda al azar.

2. Se facilita la formación y el aprendizaje del personal. La plantilla solo debe aprender e integrar el documento. Esto supone un ahorro de tiempo y esfuerzo notable.

3. Se favorece la automatización de actividades. Al conocerse bien todas las fases del proceso, se aclaran conceptos y procedimientos de actuación, lo que facilita la automatización y el ahorro de tiempo.

4. Se depura la actividad y se aumenta la productividad. En la elaboración de la documentación de procesos hay que analizar la actividad y desgranar sus fases o pasos, lo que permite descubrir aspectos que no funcionan muy bien y que se pueden mejorar o incluso eliminar. También se descubren huecos que se podrían cubrir con otros pasos que añadan valor a toda la actividad. El resultado es mayor productividad y mejor calidad.

5. Se planifica mejor. Conocer al detalle las fases de los procesos, qué se necesita en cada paso y cuándo se necesita permite planificar los recursos necesarios, lo que reduce tiempos de espera y aumenta el rendimiento. También podemos definir mejor los objetivos a alcanzar, lo que permite el crecimiento del negocio.

Pero ¿de qué vale realizar una buena documentación, si no tenemos ningún sitio accesible en donde guardar dicha documentación? Hablamos de gestión documental.

Gestión de contenidos eficiente

En este caso hablamos de un repositorio donde guardar la documentación en cualquier formato que necesitemos como pdf, xml, etc. Para poder guardar toda esta documentación y que sea de fácil accesibilidad para todos los usuarios, hará falta tener un buen Gestor de Contenidos.

El gestor de contenidos es una aplicación informática usada para crear, editar, gestionar y publicar contenido digital multimedia en diversos formatos. Esta aplicación genera páginas web dinámicas, interactuando con el servidor web para crear la página bajo petición del usuario, con el formato predefinido y el contenido extraído de la base de datos del servidor.

Esto permite gestionar la información del servidor, reduciendo el tamaño de las páginas para descargar y el coste de gestión del portal con respecto a un sitio web estático, en el que cada cambio de diseño debe ser realizado en todas las páginas web. De la misma forma, cada vez que se agrega contenido tiene que maquetarse una nueva página HTML y subirla al servidor web. 

Un buen gestor de contenidos como Oracle WebCenter Content tiene las siguientes ventajas:

1. Capta, protege, comparte y distribuye documentos e informes digitales o basados en papel de manera eficiente y eficaz.
2. Ahorro económico y mejora de la eficiencia operativa optimizando las comunicaciones y automatizando las tareas rutinarias.
3. Reducción de costes relacionados con la impresión, el envío y el almacenamiento de documentos empresariales.
4. Gestión integral de imágenes de documentos en los procesos de gestión empresarial.
5. Almacenamiento escalable que admite aplicaciones de ámbito empresarial.
6. Permite mantener contenidos web exactos, oportunos y actualizados con una imagen corporativa y una presentación uniformes
7. Permite publicar los documentos y las páginas web como sitios web.
8. Automatiza rápidamente los procesos de negocio en JD Edwards EnterpriseOne.
9. Proporciona herramientas basadas en roles para ofrecer un alto grado de productividad y la rápida actualización de los contenidos esenciales.

Conoce más soluciones de gestión documental para tu empresa