4 claves de gestión de procesos con Cloud Workflow Automation

Hace tiempo me topaba con un articulo donde especialistas en la materia afirmaban que nuestro cerebro toma unas 35.000 decisiones diarias, y que solamente somos conscientes del 1% de esas decisiones.

No se si te parecerán muchas o pocas decisiones, pero me gustaría proponerte que intentases trasladar esto a tu compañía.

¿Cuántas decisiones se toman diariamente en todos

y cada uno de los departamentos?

Del número total, ¿en cuantas decisiones tomas parte?

En este blog os contaremos cuales son las claves para que esos procesos de toma de decisiones, en lugar de ser percibidos como algo que entorpece las actividades normales de una compañía (como por ejemplo un proceso de aprobación de gastos o de alta de un artículo o proveedor) sean vistos como un facilitador a la hora de simplificar, acortar y optimizar esas tareas gracias a los servicios de Cloud Workflow Automation

Está claro que, independientemente del tamaño de la empresa, la toma de decisiones resulta crítica para mantener la maquinaria en marcha, para reaccionar ante la competencia o los cambios en los patrones de consumo de nuestros productos o servicios por parte de nuestros clientes. En definitiva, se trata de tomar las mejores decisiones, de la manera más optima posible y orientándonos al mejor resultado posible.

Sin embargo, no basta con tomar una buena decisión, sino que, teniendo en cuenta lo rápido que puede cambiar nuestro entorno (competidores, mercado, clientes, normativas, etc) y la complejidad de muchas de las decisiones que debemos tomar (validación de diferentes departamentos, aprobaciones, verificación de terceros, integración de sistemas que participan aportando assets o funcionalidades necesarias para la toma de decisiones, etc). Se hace necesaria una buena optimización y gestión de los procesos implicados en esa toma de decisiones, con lo que la gestión tradicional de los procesos basada en interacciones a través de mails o intercambios de Excel y de integraciones AdHoc para cada uno de los sistemas IT con los que interactuar se hace insostenible.

Por ello, la idea de optimizar y automatizar esos procesos - workflow automation - tiene un alto impacto en el rendimiento de tu compañía. Esta claro que, automatizando un proceso, las personas implicadas tendrán más tiempo para realizar tareas de valor en lugar de estar leyendo mails con datos y hojas Excel.

Todo esto parece muy bonito, pero te estarás preguntando …

¿Cómo puedo materializar esta idea y aplicarla a mi compañía?

Pues bien, como hemos visto en otros blogs, una de las múltiples ventajas de las soluciones cloud es el modelo de pago por uso, es decir, nuestra propuesta es comenzar por un proceso sencillo y controlado para poder comprobar el beneficio de la arquitectura que veremos a continuación, por lo que eliminamos la barrera de entrada que supone la adquisición de licencias software a desplegar en infraestructura propia o de terceros.

En ese momento podremos evaluar con conocimiento de causa si debemos aplicar todas las soluciones o solamente alguna de ellas. Sin más dilación, a continuación, te comento

 las 4 claves/soluciones para gestionar

eficientemente los procesos de tu compañía:

Cuando hablamos de la automatización de procesos la idea subyacente es que se estandarice y automatice el flujo de trabajo en la medida de lo posible, es decir, el objetivo es que los usuarios que toman parte en el proceso interactúen puntualmente con él cuando el proceso lo demande, por ejemplo, enviándoles un correo con un enlace para realizar una acción o con un enlace a la documentación a revisar para dar su aprobación.

Lo que conseguimos con esto es que los usuarios optimicen su tiempo, evitando el flujo clásico de envío de mail con adjunto solicitando aprobación o revisión.

De este modo, es el propio proceso quien, en función del resultado de las interacciones con los usuarios, continua con la ejecución de los siguientes pasos en el flujo, encargándose de que el proceso se complete lo más rápido y de la manera más eficiente posible.

Por ejemplo, hay ciertos puntos clave que nos facilitan las soluciones de automatización de procesos con las que trabajamos desde Neteris:

• Entrada de datos, mediante la construcción de formularios que facilitan al usuario tanto la entrada de la información requerida como la gestión de los datos asociados al proceso al permitir automatizar también la gestión de los datos presentes en el proceso, ya sea en una BD, en documentos o en cualquier formato.
  
  
• Creación de aplicaciones sencillas que facilitan la interacción con los procesos
  
  
• Creación de reglas para la gestión de excepciones, como puede ser superar un tiempo máximo de respuesta por parte de un aprobador, la delegación a otro aprobador, gestionar una petición de más información a alguno de los usuarios del proceso o la aprobación/rechazo dentro del flujo de trabajo.

Es muy común que los flujos de trabajo impliquen el manejo de información más allá de datos estructurados que pueden permanecer en una base de datos, como el coste de un viaje, el lugar de destino y la duración del mismo.

Normalmente, nos encontramos con documentación necesaria para la evaluación de aprobadores o auditores como pueden ser las fichas de producto, las certificaciones de un nuevo empleado o documentación relativa a un nuevo proveedor para ser dado de alta en nuestros sistemas.

Tanto para el propio proceso como para una posterior auditoría del mismo, se hace necesario que toda esa documentación sea gestionada de manera centralizada, evitando que quede en carpetas de los usuarios o en mensajes de email. De este modo, en lugar de trabajar con documentos en local y que son compartidos por mail y cuyo seguimiento se hace prácticamente imposible, el despliegue de un repositorio consigue aspectos tan importantes como:

• La documentación está centralizada y accesible en todo momento por los usuarios con derechos de acceso, facilitando el trabajo y las posteriores auditorias si fuesen necesarias.
  
  
• Evitamos errores al gestionar de manera centralizada el versionado de la documentación, evitando los típicos errores de que un usuario actualiza y borra información que otro usuario introdujo en el documento.
  
  
• Hay una sola fuente de verdad, ya que tenemos un único repositorio de documentación.
  
  
• Se hace fácil la gestión del ciclo de vida de los documentos al fomentar una estandarización de los mismos (Nomenclatura, Formato, Estructura).

Para la extracción/creación/actualización de entidades de información como pueden ser empleados, productos o proveedores

A la hora de llevar a cabo un proceso, también podemos mejorar la eficiencia de este mediante la integración con los sistemas que aportan información necesaria para el proceso, así como con los sistemas que deberán ser actualizados como consecuencia de la finalización del proceso.

Por ejemplo, para un proceso de alta de una nueva entidad en tu ERP (por ejemplo, un nuevo articulo), nuestra propuesta es que “automaticemos todo lo automatizable”, es decir, si para dar de alta un nuevo artículo en tu ERP hay que incluir un documento expedido por una entidad externa acerca de las certificaciones que ha superado, sea la propia solución de automatización de procesos e integración la que extraiga el documento del sistema en el que se encuentre almacenado y, si el proceso de aprobación de alta de articulo es completado con éxito, sea también la propia solución la que se encargue de interactuar con el ERP para realizar el alta de dicho articulo.

Evitamos así que el usuario tenga que extraer el documento del sistema donde está almacenado, lo adjunte al proceso y, si hay aprobación, tenga que proceder al alta del articulo manualmente.

Al final son tareas que no aportan valor, en las que se pueden cometer errores y que son mucho más complicadas de traquear ya que pueden no seguir las reglas marcadas en la concepción del proceso.

Por último, como otra vía para evitar los problemas comunes asociados a un usuario que interactúa introduciendo información en una herramienta, desde Neteris aconsejamos la evaluación de las soluciones RPA (Robotic Process Automation), especialmente en aquellos casos en los que un usuario debe introducir manualmente gran cantidad de información en formularios o aplicaciones.

Lo que conseguimos es muy sencillo: el robot va leyendo la información que hay que introducir en el sistema (por ejemplo, información presente en una hoja Excel y que hay que introducir en varios sitios en un ERP).

Imaginemos, por ejemplo, un responsable de mantenimiento que debe introducir en su ERP todas las operaciones de mantenimiento necesarias en el ERP con el objetivo de que se generen las ordenes de mantenimiento. No tiene mucho sentido que esa persona pase parte de su jornada introduciendo en el ERP, manualmente, la información necesaria para la generación de la orden. En su lugar, podría directamente utilizar RPA para que leyese la información del fichero donde se detallan las necesidades de mantenimiento y fuese introduciéndolas en el ERP, liberando al responsable de mantenimiento de esa tarea de escaso valor.

En función del escenario, podríamos hablar de soluciones

que usan Integración, Robotización o ambas.

Siempre decimos que cada compañía es única, pero cuando hablamos de los procesos, esta afirmación cobra incluso más importancia, por lo que mi propuesta es ayudarte a entender cómo desde Neteris podemos contribuir a que tus procesos sean más eficientes y a que los usuarios que toman parte dediquen su tiempo a tareas de valor mediante los servicios Cloud Workflow Automation.