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Optimización de Procesos, conoce las 2 principales ventajas de BPM

Posted by Neteris on 27 octubre 2016
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bpm.jpgLa gestión de procesos de negocio también conocida como BPM (Business Process Management) es una metodología de gestión corporativa que tiene como objetivo mejorar la eficiencia y eficacia, así como la optimización de procesos de negocio de las empresas.

Hay procedimientos en las compañías que están muy bien definidos en su nacimiento, pero a medida que el negocio va creciendo se vuelven cada vez más complejos. En estos casos, es imprescindible contar con una herramienta BPM que ayude a la automatización y optimización de procesos, simplificándolos.

Son muchas las ventajas que ofrecen este tipo de soluciones, pero dos de las más destacadas son:

1. Apoyo en la relación interdepartamental:

Una solución BPM es, sobre todo, muy útil para aquellas acciones que tienen relación con varios departamentos pero que forman parte del mismo proceso. Lo que hace es aunar estas acciones necesarias para conseguir el mismo objetivo y automatizarlas.

El ciclo de vida de un proceso de negocio consiste en cinco fases:

  • Modelización.
  • Automatización.
  • Ejecución.
  • Monitorización.
  • Optimización.
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En la última fase se llevan a cabo las acciones necesarias para mejorar todo el proceso según los datos obtenidos en la fase de monitorización.

2. Ahorro de tiempo y costes, disminución de los errores:

Una solución BPM combina las “mejores prácticas” con una tecnología integrada de manera que organiza las actividades con las personas involucradas, controlando todo el proceso así como las comunicaciones interdepartamentales y los documentos necesarios. Todo esto implica una gran ventaja que es el ahorro de tiempo y costes, de manera que se consigue ser mucho más productivos.  

Las acciones que aplican a varios departamentos son más de las que puede parecer a priori. El alta de un cliente, alta de proveedores, la solicitud de vacaciones o dar de alta nuevos productos, son algunas de ellas.  

Desarrollemos un ejemplo como es la llegada de un empleado nuevo a una compañía. A simple vista se podría pensar que esto atañe solo a recursos humanos, pero no, hay más departamentos implicados como puede ser el departamento de sistemas que tiene que dar de alta un nuevo correo electrónico, y una nueva línea de teléfono, a financiero también le aplica, al departamento al que va a entrar o a comunicación interna.

Esto sucede también cuando un comercial quiere dar un alta de cliente ya que necesita realizar gestiones con varios departamentos como con el de riesgos para saber si esa persona o empresa tiene deudas, con el de cobros, con el departamento de sistemas, con administración, etc. Si toda esa información se encuentra integrada en una misma herramienta, todo el proceso será mucho más fácil, más rápido y más barato. Este ejemplo lo podéis ver en el video que os dejamos más abajo sobre la optimización de procesos en un alta de un cliente.

Con una herramienta BPM además de las ventajas mencionadas también se crea un entorno colaborativo entre las personas de una empresa que permite que haya un intercambio de información fluido y más rápido. De manera que la información esté siempre actualizada.

En definitiva, tener una solución BPM sólo implica ventajas que se traducen en una empresa mucho más productiva.

bpm

Topics: BPM - Gestión de Procesos, 2018 y la Transformación Digital, CEO y Direccion