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Cómo mejorar la eficiencia organizacional con el sistema Lean IT

Posted by Neteris on 3 mayo 2017
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Lean es una filosofía de trabajo que consiste fundamentalmente en aplicar principios de optimización en los procesos de una compañía con el objetivo de mejorar la productividad de los mismos, eliminando aquellas actividades superfluas que no aportan mejoras a los productos o servicios que la empresa ofrece, y con la consecuencia de aportar más valor al cliente final.  Esta filosofía de trabajo aplicada a los procesos IT de las compañías es lo que se engloba en el concepto Lean IT, con un objetivo de aportar valor desde la optimización de la gestión IT, en cualquiera de sus componentes, hardware o software.

Podría decirse que es un pensamiento basado en la búsqueda de la perfección de los procesos de trabajo mediante la supresión o minimización de tareas ineficientes que lo único que hacen es quitar tiempo de proceso que se pudiera aplicar a otra iteración del mismo o a otro proceso diferente. Al aplicar este sistema, la organización consigue mejorar la productividad de los procesos al ahorrar tiempo y costes en la ejecución de los mismos.

Siempre hay que tener en cuenta que el cliente es el centro de todas las actividades que se llevan a cabo y que es necesario disponer de un espíritu crítico para ser conscientes de que las tareas pueden ser mejoradas en todo momento.

Un punto a destacar en el paradigma de la filosofía Lean IT es la implicación de cada miembro del equipo en la ejecución y en el consecuente logro de los objetivos planteados, es decir, pretende construir una cultura organizacional en la que los empleados aporten su opinión en la optimización de los procesos, desde la propia ejecución de los mismos, desarrollando procedimientos de trabajo más sanos, óptimos y que, por tanto, puedan ofrecer un mejor servicio con menos esfuerzo (personal o de tiempo de ejecución de máquina) para cada tarea.

Cómo aplicar la filosofía Lean IT en una organización

Para realizar este proceso es vital analizar lo que aporta valor diferencial a la organización y saber cómo se puede incrementar la satisfacción tanto de los clientes como de los empleados. En otras palabras, examinar cada uno de los procesos para corroborar que todos los recursos de la compañía se encuentran orientados a añadir valor al cliente que espera el resultado del proceso.

Lean IT.jpgDentro de la filosofía Lean IT, es necesario identificar todos aquellos pasos de los procesos IT que no aportan valor en el entregable que se genera a la organización, al producto o al servicio generado y, una vez identificados los citados residuos (waste en ingles), eliminarlos para "adelgazar" el proceso y así poder disponer de mayor capacidad para realizar  más actividades con el mismo tiempo de producción.  Dentro de la metodología de trabajo, tras la identificación de los procesos innecesarios, esta la priorización de los restantes, trabajo que deben realizar los propios miembros del equipo que son, al fin y al cabo, los que conocen el proceso en detalle. Una vez eliminados los pasos superfluos e identificados los pasos prioritarios, se da paso a la aplicación de las acciones correctivas. El resultado final será el aumento de la satisfacción del cliente (interno o externo) basado en la mejora del tiempo de ejecución de los procesos, sin olvidar la palanca de la calidad de los mismos.

Todo este modelo se retroalimenta de forma constante, implicando a los equipos de trabajo para la optimización diaria de los procesos, identificando en cada iteración posibles mejoras a aplicar, generando un círculo virtuoso con el que se consigue la mejora continua en cada uno de los flujos de trabajo implicados.

Lean IT aporta valor desde la optimización de la gestión IT e implica a cada miembro del equipo.

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Como vemos, alcanzar la excelencia operativa es la principal ventaja que podrán obtener las compañías al adaptar una metodología Lean IT y, a partir de ella se obtendrán otras consecuencias:

  • Preservación del valor del entregable del proceso con un menor tiempo de ejecución.
  • Ahorro de costes.
  • Optimización de la calidad de servicios.
  • Mejora de la coordinación interna.
  • Optimización  del tiempo de entrega de los servicios.
  • Aumento de la productividad.
  • Mayor nivel de madurez de la compañía.
  • Mayor valor estratégico.
  • Valor a las opiniones de los trabajadores.
  • Creación de un caldo de cultivo para la mejora continua.

Cabe subrayar que para eliminar estos procesos ineficientes es necesario aplicar las prácticas de Lean IT bajo la tutela de un experto que sepa establecer una estrategia eficaz, un modelo de trabajo óptimo para así alcanzar la eficiencia, la calidad y la innovación en sus organizaciones.

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