3 dudas al implantar una Solución Planificación Financiera

A lo largo de mi carrera profesional como consultor de Planificación Financiera, las preguntas más frecuentes que me han realizado mis clientes son:

1. ¿Qué tiempo de implantación requieren las soluciones financieras?
2. ¿Qué perfiles del cliente necesitan involucrarse antes de la implantación? ¿Y durante?
3. Durante las fases del proyecto ¿Qué se requiere del cliente? ¿Cuánto tiempo necesita invertir en cada una de estas fases dicho equipo?

Obviamente las respuestas a estas preguntas siempre variarán dependiendo del tamaño y la complejidad del proyecto. En este artículo responderé mediante un ejemplo a estas 3 preguntas basándome en un “proyecto tipo”.

Empezaremos por describir este proyecto ejemplo:

Dentro de una empresa, se puede presupuestar desde muy poco a un alto grado de detalle, es decir, hay compañías en las que su presupuesto sólo incluye ingresos y gastos de las capas más superiores del negocio, y otras en las que su presupuesto implica el presupuesto de cada departamento al nivel de detalle más bajo que se considere necesario, pasando por todo tipo de situaciones intermedias. Pues es aquí donde se encuentra nuestro “proyecto tipo”. Es decir, realiza el presupuesto principal de la empresa, a un nivel de detalle óptimo para poder analizar los resultados y tomar decisiones eficientes.

Veamos esto con un ejemplo:

La empresa del sector industrial cárnico “El cerdito feliz S.A” quiere implementar el presupuesto de ventas y producción a nivel de artículo y cliente, distribuyéndolo mensualmente en base a sus ventas y producción de los dos últimos años.

 1. Tipo de implantación

Lo primero que hay que decidir es si se quiere implementar la herramienta en servidores propios o delegar esta responsabilidad al proveedor de la herramienta, es decir, mantener dichos servidores en la NUBE. Mi consejo, basado en el artículo que escribí anteriormente sobre las Ventajas de llevar tu planificación financiera a la nube, es elegir la segunda opción. Hecho esto, el tiempo de implantación suele ser de unos tres meses, lo que permite obtener beneficios a muy corto plazo.

2. Recursos

Los perfiles que suelen involucrarse antes de la implantación de una herramienta de planificación financiera, suelen ser:

	Mario - Responsable de Control de Gestión.
	Bárbara - Responsable de Tecnología. Es conveniente, aunque no obligatorio, en el caso de haber elegido la opción de la nube.

Más adelante, durante la implantación, llega el momento de ir involucrando a los diferentes responsables de cada área que se presupueste. En nuestro ejemplo, se incorporarán: 

	Ana - Responsable de Ventas.
	Antonio - Responsable del Presupuesto de Producción.

Ellos son los que deben aportar la lógica del negocio en detalle, y deben conocer el 100% del proceso del presupuesto.

3. Duración

Respecto al tiempo que necesitan dedicar durante la implantación, siempre existe un primer rechazo por miedo a no poder dedicar el tiempo oportuno, pues ya tienen bastante trabajo realizando su presupuesto de forma manual.

Este miedo se disipa rápidamente cuando compartimos el plan de proyecto. Siempre se presenta dividido en fases, y de forma general incluirá el porcentaje de tiempo que se requiere del usuario, normalmente es el siguiente:

Fase de análisis	Fase de diseño	Fase de construcción	Fase de pruebas   UAT*
Durante 2 semanas, se requerirá el 40% del tiempo de los perfiles involucrados	Durante 3 semanas, se requerirá el 20% del tiempo de los perfiles involucrados	Durante 6 semanas, se requerirá puntualmente de los perfiles involucrados	Durante 1 semanas, se requerirá el 100% del tiempo de los perfiles involucrados
Los usuarios explican en detalle el proceso presupuestario de cada uno de los departamentos implicados.	El equipo del clientes, debe colaborar en una serie de sesiones para entender cómo será la solución adaptada al proceso presupuestario.	Se requiere muy puntualmente al usuario, básicamente para resolver algunas dudas técnicas.	Se necesitará a todo el equipo por partes y de manera ordenada para comprobar que todos los requerimientos están reflejados en la herramienta y no hay desajustes.

*User Acceptance Test

Por tanto, y para resumir, de los 3 meses de implantación, sólo se requeriría un mes como mucho del usuario, centrándose al inicio y al final del proyecto. Y creerme, es la mejor inversión de tiempo que habéis hecho, porque a partir de ahora, todo ese trabajo manual que hacíais no tenéis que hacerlo, y podéis centraros en lo realmente importante: ¡La toma de decisiones!

Por supuesto, una vez realizada la implantación, contaréis con muchas ventajas adicionales, entre las que destacaría:

• Ahorro de tiempo
• Centralización de la información
• Integridad de los datos

Y muchas más, que podrás ver en nuestro vídeo.