4 Claves para la Digitalizacion de Pymes

¿Recuerdas los momentos más duros de la pandemia donde los restaurantes cambiaron drásticamente y adoptaron su modelo de venta de comida a domicilio? ¿o cuando las empresas tuvieron que mandar a casa a cientos de trabajadores apostando por un lugar de trabajo digital como nunca se había visto?

En multitud de sitios, se habla de digitalización únicamente desde el punto de vista de las nuevas tecnologías, muchas de las cuales requieren un alto grado de conocimiento de cara a poder exprimir sus capacidades y aplicarlas a la realidad del día a día de una empresa. Ese conocimiento, normalmente, requiere de una alta inversión en personas especializadas, lo que supone un gran hándicap para la mayoría de las PYMEs.

En esta entrada vamos a enfocar la digitalización de una manera realista y pragmática.  Si eres de las empresas que tiene alineación perfecta entre IT y Negocio, un roadmap claro de como va a evolucionar el primero ante las posibles variaciones del segundo, la cultura digital esta perfectamente instaurada, ¡enhorabuena! y te advertimos que este contenido no es para ti. 

4 claves para digitalizarte y no morir en el intento

Este aspecto está directamente relacionado con el concepto de zona de confort.

Lo primero es interiorizar que las empresas están formadas por personas con unas determinadas costumbres, preferencias y procedimientos con los que se encuentran familiarizados.

Es importante dedicarle tiempo a como plantearle al equipo que es el momento de:

• Utilizar el sistema de almacenamiento de datos que esté securizado, gestionado y gobernado de acuerdo con las políticas de la empresa en lugar del almacenamiento en la nube (dropbox, google drive, etc) que lleva utilizando años.
• O, de utilizar una herramienta de analítica que bebe de los datos centralizados en lugar de su hoja Excel con datos locales, etc.

En demasiadas ocasiones la reticencia de las personas a utilizar nuevos procedimientos, herramientas o servicios hace que el proceso de digitalización fracase, evitando la evolución de la empresa.

La tecnología no debe ser un fin, sino un medio.

En muchas ocasiones se enfoca la digitalización desde el punto de vista de utilizar nuevas tecnologías simplemente por estar de moda, porque la usa nuestra competencia o por algún otro motivo que puede no estar conectado con nuestro negocio.

Pero como cada empresa es única y, por tanto, lo son sus necesidades, el camino ha de ser el siguiente:

• Evaluación de las necesidades de negocio.
  
• Estudio de la manera óptima de cubrir esa necesidad de negocio.
  
• Estudio de la tecnología que lo hace de manera optima (Time to Market, Curva de aprendizaje, Coste, Posibilidad de Evolución, etc)

Tenemos que entender que la digitalización no es un proceso atómico con duración finita en el tiempo, sino que es un proceso de mejora continua durante el cual se van implementando las metodologías necesarias para responder a las necesidades cambiantes de negocio (Clientes, Mercados y Competidores) en base a soluciones tecnológicas que deben poder evolucionar y adaptarse al cambio a un ritmo igual (o superior) que el ritmo al que pueden cambiar las necesidades de negocio.

Si ya has conseguido el cambio cultural en tu compañía y has pintado el escenario deseado (partiendo de las necesidades y evaluando que tecnologías servirán como soporte para dar cobertura a dichas necesidades), ¡TE FELICITAMOS!, ya solamente te queda el último paso.

Cuando hablamos de Estrategia y Planificación, siempre decimos que tan malo es no hacer nada, como querer hacerlo todo de golpe.

Piénsalo, ¿te llevarías a tu familia, tu mascota, tus enseres en cajas y la ropa en maletas a un solar donde aun no se ha construido tu futura casa?.

Debemos entender la situación actual, priorizar los cambios más urgentes y realizar una planificación que tenga en cuenta lo que hay que hacer, cuándo hay que hacerlo y cómo responder ante imprevistos en el proceso.

En este sentido, actualmente hay un factor que juega a nuestro favor, Las Tecnologías Cloud y el concepto de pago por uso.

Y no es que la tecnología cloud, per se, sea mejor que la tecnología On Premise, sino que nos facilita su introducción dentro de nuestro ecosistema de IT a un ritmo con el que nos sentimos mucho más cómodos, evitando inversiones por adelantado y respondiendo ante cambios en los requisitos que, aparecerán inevitablemente.

Decíamos que no vas a ir con tu familia, mascota, enseres y ropa a un solar sin construir, pero vamos más allá, quizás cuando la casa este construida, tu familia haya crecido o tus necesidades hayan cambiado, y resulta que has invertido en algo (que es de tu propiedad) que ya no se ajusta a lo que necesitas.

Sin embargo, si te ofreciese un servicio en el cual podemos cambiar la orientación de la casa, el número de habitaciones, el tamaño del jardín, si tiene o no piscina, el tamaño del garaje, y todo eso bajo demanda. ¿Qué nos diríais?

Pues bien, la base de todo esto es definir el ecosistema actual y el deseado en base a:

• funcionalidades (cajas negras),
• prioridades (se transformará en la fase 1, 2, 3…)
• y, una descripción del cambio que contemple las posibles dependencias de esas cajas negras.

Si tenemos en cuenta que la mayoría de las startups comienzan de manera nativa en cloud debido a la incertidumbre a la que inherentemente se enfrentan, la pregunta que nos deberíamos hacer es cómo podemos ir a un modelo predominantemente cloud que nos permita probar sin una inversión inicial en maquinas, licencias o instalaciones de software tradicionales para darnos cuenta, lo más rápido posible, si funciona o si debemos apagarlo e invertir en otro área.

Tradicionalmente, ante una necesidad de negocio, el procedimiento era adquirir licencias de uso de un software concreto (o directamente descargarlo si era open source*), instalarlo, configurarlo y gestionar todo el stack, desde las redes, firewalls, servidores, almacenamiento, sistema operativo y aplicación y la seguridad asociada a todas esas capas.

*Si nos centramos en el mundo open source, lo que nos ahorramos en licenciamiento posiblemente lo tengamos que invertir en personas que sean capaces de gestionarlo y mantenerlo.

Este modelo, especialmente en empresas más pequeñas, tiene cada vez menor valor ya que implica que, además del negocio, hay que mantener y gestionar todos esos componentes aparte del aplicativo en si mismo, y normalmente no suele haber recursos suficientes para hacerlo de acuerdo con las mejores prácticas. Es ahí donde, con la llegada de los servicios cloud, podemos olvidarnos de todas esas tecnologías aparte del propio aplicativo, y centrarnos en extraer su máximo potencial. 

En este caso, recomendamos usar el servicio gestionado en la cloud publica que ofrezca ese software y/o sus componentes tecnológicos listos para ser usados, y configurado bajo las mejores practicas, eliminando las tareas de gestión asociadas.

A continuación podemos ver ejemplos prácticos de tecnologías que nos pueden facilitar, y mucho, el camino hacia la digitalización:

• Gestión Documental en la nube.
• Soluciones de escritorios remotos en la nube.
• Streaming de aplicaciones en la nube.
• Servicios de gestión de dispositivos móviles (MDM) en la nube.
• Servicios de analítica y visualización de datos en la nube.
• Gestión y automatización de procesos en la nube.
• Integración de aplicaciones (On Premise y SaaS) en la nube

En líneas generales, la idea sería, una vez tengamos una cultura digital en la compañía, hayamos entendido las necesidades de negocio y cómo la tecnología puede darles solución. La arquitectura deseada debería ser dividida en funcionalidades y debería estudiarse cual es la mejor opción que cubre la funcionalidad concreta, y así poder construir el puzle con las mejores piezas, con la menor inversión, y con la mayor flexibilidad posible.

Desde Neteris ponemos en práctica esta metodología en todos los clientes con los que trabajamos, por lo que estaremos encantados de estudiar tu caso y ayudarte a componer ese camino que ayude a tu compañía a digitalizarse.