5 Beneficios de sistema de gestión documental

¿Cuánto tiempo estimas que puedes invertir en buscar algún documento impreso importante para tu departamento?

¿Has querido acceder a una factura o expediente en concreto y no estaba en el lugar en el que lo dejaste?

Las empresas gestionan una cantidad inmensa de documentos a diario y es muy común que muchos de ellos se traspapelen, acaben en la basura por algún equívoco o terminen en el lugar más inesperado sin que, por supuesto, nadie lo haya puesto allí.

En los últimos años se está presenciando un panorama de convivencia entre documentos en papel y electrónicos. Esta realidad provoca inevitablemente descuidos en la gestión documental a no ser que la compañía disponga de un sistema capaz de centralizar, gestionar y asegurar toda esa cantidad de documentación.

Vamos a ver qué podemos obtener al integrar una solución de gestión documental como ECM (Enterprise Content Managment) en nuestra empresa:

1) Mejora la productividad

Principalmente, un sistema de gestión documental como ECM aumenta la productividad en la compañía, gracias a la automatización de los procesos, permitiendo realizar otras tareas en el mismo tiempo en el que antes gestionábamos manualmente la información.

2) Busca rápidamente la información y evita pérdidas de documentos

El acceso a la información es mucho más rápidom dado que es un sistema central, único y da la posibilidad de acceder desde cualquier lugar.

Por otro lado, extraviar algún documento puede suponer, además de la evidente pérdida de tiempo, la falta de rigurosidad ante el cliente si dicho documento no se entrega en el plazo estipulado. Este problema desaparece con el sistema de gestión documental ECM, ya que, al automatizar toda la información, la compañía puede garantizar la entrega en el formato, lugar y fecha que el cliente requiera.

3) Permite la colaboración entre los empleados

Muchas tareas deben realizarse entre diversos empleados o incluso entre diversos departamentos. Si uno de ellos trabaja sobre un documento en concreto que luego pasa a otro departamento y posteriormente otro trabajador lo manipula, es muy probable que se pierda el control del mismo. No obstante, este procedimiento debe existir ya que son varias las personas que necesitan acudir a ese documento para realizar correctamente su trabajo. Si los trabajadores se apoyan en esta herramienta, se pueden unificar los procesos y establecer una misma línea de trabajo entre todos los involucrados.

4) Mantiene la documentación segura

Otro punto a favor del uso de este sistema de gestión documental es que a través del mismo se puede gestionar toda la información de la compañía de forma segura y estructurada, de tal manera que solo las personas autorizadas pueden tener acceso al mismo.5) Permite el paso del archivo tradicional al digital

Por último, un ECM extrae la información de los documentos en papel para posteriormente integrarlo en el sistema, permitiendo que toda la organización tenga acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento y con el respectivo ahorro de coste y tiempo.