Propuesta de valor
¿Has gestionado proyectos?, ¿cuáles han sido los retos a los que te has enfrentado y qué dificultades te has encontrado? Utilizar buenas prácticas como PMP nos permite reducir y gestionar las dificultades en la gestión de proyectos.
Si alguna vez has dirigido proyectos, entiendo que compartirás esa sensación de ser quien completa el puzzle, de ser la persona que orquesta y secuencia las diferentes piezas hasta conseguir que todo encaje. Sobre el papel todo es bonito, lo planificado tiene sentido y todo parece en orden, pero la realidad es que existen riesgos y situaciones que son las que hacen que el jefe de proyecto se gane el pan, donde tiene que sacar a relucir sus mejores skills para llevar el proyecto a buen puerto.
Desde mi experiencia, defino las principales dificultades que suele encontrarse un PMP en las áreas de conocimiento y procesos, así como el enfoque que veo para afrontarlas.
1. Integración
Es fundamental tener bien definidos los diferentes planes de proyecto, para poder dirigir, gestionar, monitorizar y cerrar los proyectos. Para ello es importante tener un buen gestor documental donde podamos recurrir para obtener todos los formatos necesarios, desde plan de proyecto a las cutover activities, pasando por las lecciones aprendidas. No tener este repositorio implicará invertir mucho tiempo en determinados aspectos que puede que ya hubiéramos trabajado en el pasado.
2. Alcance, Tiempo, Coste, Calidad
La definición del alcance es uno de los puntos de partida que te permitirá gestionar un proyecto de manera adecuada. Hay que saber qué se puede realizar y qué situaciones están out of scope. Una mala definición o un alcance demasiado abierto nos llevará a escenarios en los que los stakeholders puedan tener diferentes puntos de vista sobre lo que está incluido o no.
Cualquier cambio de alcance supondrá desviaciones en alguna de las otras líneas que nos delimitan el proyecto: Tiempo, Coste o Calidad. Por ello, tendremos que establecer prioridades, validar si los cambios son stoppers o nice to have, valorar junto con los stakeholders la necesidad del cambio y comunicar lo que supondrá ese cambio. Después podremos realizar la toma de decisiones de implementar el cambio o no.
3. Recursos Humanos
Cuando trabajas en una PMO que da servicio a múltiples proyectos y solicitas un perfil específico para tu proyecto, has de saber gestionar a las personas y su “expertise”. La duración de las tareas se planifican en base a la experiencia y hay que saber que un perfil Junior no puede finalizar una tarea en el mismo tiempo que un perfil Senior, y además requerirá soporte.
¿Recordáis qué es el efecto Halo? Es otra dificultad a tener en cuenta en esta área de conocimiento. Suele darse el caso de que personas que son muy buenas técnicamente sean las personas más adecuadas para la dirección de un proyecto técnico. Esto viene relacionado con casos en los que el papel de Director de proyecto se camufla bajo el perfil de especialista o senior de la ejecución. ¿Es esto una buena práctica? Desde mi punto de vista depende de la asignación y tareas a desarrollar por el especialista. Si esto ocupa más del 70% del tiempo del especialista… “is not a good deal”.
4. Comunicación
Para mí una de las claves de cualquier director de proyectos es saber comunicar, saber a quién hay que comunicar y saber gestionar las expectativas de los interesados. Pero no sólo es labor del PM, sino que toda persona involucrada en el proyecto ha de saber qué y qué no puede comunicar. Una de las dificultades del PM es lidiar con los “ruidos” generados en el proyecto por una mala comunicación.
5. Riesgos
La gestión del riesgo, ya sea conocido o desconocido, es una de las labores donde el PM ha de focalizar su esfuerzo, ha de anticiparse a las situaciones de riesgo y tener claro en qué momento se encuentra, cuáles pueden ser las soluciones para poder tomar una decisión basado en la experiencia y en el asesoramiento de expertos.
6. Monitorización
Es una de las partes fundamentales del Project Management porque el proceso de monitorización y control es continuo. Saber en qué estado se encuentra cada tarea, cuáles se han de replanificar, cuáles tienen unos requisitos y si éstos, estarán disponibles para el inicio de la tarea. La resolución de conflictos para permitir el avance del proyecto según lo establecido es el día a día del PM.
- ¿Cómo gestionáis vuestros proyectos?
- ¿Soléis encontraros estas dificultades?
- ¿Cómo las afrontáis?
- ¿Alguna otra dificultad o reto que veáis a menudo?
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