7 razones de Transform como Solución Gestión Documental

La legibilidad y organización de los documentos es uno de los factores clave en la gestión empresarial. En la mayor parte de las implantaciones informáticas, es un aspecto que se suele dejar en un segundo plano y, finalmente, la gestión documental acaba siendo un lastre que se va supliendo con un gran esfuerzo en desarrollo, ya que los sistemas ERP en general no integran herramientas orientadas al diseño visual de los documentos.

Por esto, la visualización y formateado de documentos exigen un alto coste en desarrollo, de modo que las organizaciones sólo mejoran el aspecto visual de los documentos “externos”, dejando los internos en un segundo plano, lo que supone una reducción de la productividad al descuidar los procesos internos que son los que soportan el día a día en de las compañías.

Transform, un producto de Bottomline Technologies, es una de las principales soluciones gestión documental que cambia la manera de trabajar los documentos, con una interfaz de usuario visual, incrementa la productividad de los desarrolladores, permitiendo convertir en realidad cualquier diseño.

Las ventajas que nos proporcionan este tipo de herramientas son:

1. Reducción del coste de elaboración y mantenimiento de sus documentos.
2. Capacidad de mejorar los formularios estándar de su sistema de gestión sin necesidad de programación en el ERP.
3. Posibilidad de adjuntar documentos en su solución ERP.
4. Combinar en un mismo documento datos de diferentes fuentes, como su sistema ERP, documentos de Excel, u otras bases de datos.
5. Generar distintos formatos e incluso documentos de salida desde un mismo informe de su ERP, como facturas en PDF y en XML, o etiquetado de almacén en distintos tamaños y formatos.
6. Permite conectarse a servicios web para obtener información e integrarla en su solución ERP.
7. Incluye un gestor documental en el que archivar sus documentos indexados para un acceso fácil y eficiente.

Si necesita…

• Distintos formatos de facturas, pedidos o presupuestos para distintos tipos de mercado: Nacional, Exportación, Empresas del grupo, etc.

• Diferentes tamaños de papel y control de impresoras para el etiquetado de los distintos productos del almacén.

	Sin una solución documental
La propia herramienta puede formatear en un tamaño distinto y dirigir la salida a una impresora distinta en función de los datos del negocio como el tipo de producto o la ubicación en el almacén.	Implicará una inversión al respecto, ya que será  preciso desarrollar informes específicos en el ERP o  distintos programas que cubran la necesidad.

• Varios impresos para vender en diferentes países con sistema de escritura o idiomas distintos.

	Sin una solución documental
La solución tecnológica gestiona de manera nativa la escritura de derecha a izquierda, y es capaz de adaptar el formato en base a los datos del negocio como el idioma del cliente o el país. Incluso distintas maneras de formatear números, fechas o cantidades monetarias.	Es preciso desarrollar distintos programas o  informes, o adquirir tipografías de terceros.

• Poder generar una factura electrónica o diferentes formatos bancarios en XML.

	Sin una solución documental
Transform puede generar en un solo proceso de facturación el formato de factura electrónica asignada a cada cliente así como gestionar el envío electrónico de la misma.	Se deberá desarrollar diversos programas e  integraciones entre sistemas.

• Gestionar el archivo documental de los documentos emitidos.

	Sin una solución documental
Además de incluir su propio gestor documental, Transform se comunica nativamente con sharepoint y cualquier otro gestor documental que admita web services y puede almacenar y proporcionar la información de archivo e indexado automáticamente de manera unificada con la generación de los documentos.	Sólo se podrá llevar a cabo cargando cada  documento en el gestor documental y proporcionar  los datos para su indexación y archivo.

• Documentación de fabricación que incluya planos o esquemas de los productos, o documentación proporcionada por los clientes

	Sin una solución documental
La solución de BottomLine puede integrar en la misma impresión planos o documentos adjuntos a su sistema ERP o gestor documental, incluso cargando planos o imágenes del sistema de archivos.	La documentación o los planos deben ser  adjuntados a mano a los informes de fabricación ya  impresos.

• Consolidar información de su solución ERP con documentos o sistemas auxiliares como Excel u otras bases de datos

	Sin una solución documental
Transform puede conectarse a distintos sistemas simultáneamente para emitir informes con información consolidada de distintas fuentes sin necesidad de programación.	Es preciso hacer complejos desarrollos que lean en  el ERP esa información para emitirla consolidada.

Además, se integra de manera nativa con los principales ERP del mercado como JD Edwards, SAP o Microsoft Dynamix.

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