Automatización de cuentas a pagar con AP Automation

Gracias a Transform AP puedes dar un paso más en la gestión documental de tu compañía y en la automatización de cuentas a pagar.

AP Automation es una solución desarrollada por Bottomline Technologies, diseñada para integrarse de manera directa con el ERP JD Edwards EnterpriseOne. Es un conjunto de Aplicaciones para procesar workflows de aprobación y realizar la asociación contable (GL/coding), que se apoya en el gestor documental Transform Content Center y en el motor de proceso Transform Foundation Server

Ventajas de AP Automation para el área de finanzas

Uno de los puntos débiles en finanzas es el manejo de la documentación relativa a proveedores de manera rápida, precisa, cumpliendo con los procedimientos internos establecidos por la compañía y con requisitos legales.

En este escenario, la herramienta de AP Automation se presenta como la solución adecuada para reducir el uso de papel y la intervención manual por parte de los usuarios, reduciendo las probabilidades de errores humanos, tiempos y costos.

De esta manera, Transform se encarga de llevar de forma totalmente automatizada y electrónica todo el proceso de gestión documental. Esto permite tener acceso en tiempo real a toda la documentación requerida por el área de Cuentas a Pagar, controlar de manera precisa el flujo de caja, y mejorar la relación con los proveedores.

Automatización de Cuentas a Pagar

El proceso de automatización de Cuentas a Pagar permite procesar documentos y facturas recibidas a través de diversos medios como papel, medios electrónicos o bien a través de interfaces con otros sistemas (EDI). Por tanto, permite cubrir en su totalidad las particularidades de cada negocio.

Una vez recibida una factura por parte de un proveedor, el sistema procesa dicha factura y ya se podrá comenzar a trabajar sobre la misma.

Los usuarios serán capaces de visualizar en tiempo real la factura enviada por el proveedor y además podrán corregir y verificar los datos capturados por el OCR, tales como: proveedor, tax ID, compañía, dirección, número de factura, fecha de la factura, monto total, impuestos, etc.

Si el dato capturado no es preciso, no válida o si el OCR tiene dudas sobre la calidad del dato (manchas, lecturas no claras, etc.), nos dejará el campo en rojo para una posterior verificación.

¿Cómo interviene OCR con Transform y JD Edwards?

Transform AP incluye, como se mencionó anteriormente, un OCR que permite identificar, clasificar y extraer contenido de documentos no estructurados o altamente variables sin intervención manual. Utiliza procesamiento de lenguaje natural, análisis de texto y tecnologías de machine learning.

El sistema trabaja en base a reconocimiento de palabras clave keywords y zonas posicionales, pero con esta información una vez que la validamos crea una huella que asocia a la combinación proveedor (8), compañía (3), región (4) y tipo de factura (5). Una vez corregida y revisada la factura, el usuario la envía para su procesamiento. Una vez procesada, la factura aparecerá en JD Edwards lista para ser cotejada con la orden de compra o bien para ser aprobada por un usuario en caso de que no exista orden de compra relacionada.

En JDE seremos capaces de revisar los detalles de la factura y además podremos visualizar la factura original. En el sistema Transform Content Center podemos trabajar en la codificación contable de la factura, esto es distribuir el importe a las cuentas contables adecuadas y asociando los impuestos adecuados.

En Transform AP las rutas de aprobación van por cuenta contable del gasto e importe, en concreto Transform AP puede hacer reglas usando uno o varios campos de la distribución contable, lo que significa que una factura, en función de los gastos, puede activar más de una ruta con distintos niveles de comprobación y distintos responsables de aprobación.

Para aquellas facturas sin una orden de compra asociada, una vez aprobada la factura, el sistema creará a través de un informe un voucher con los mismos datos que la factura. Para que aquellas facturas, que, si tienen una orden de compra relacionada, el OCR hará sugerencias de cotejo automáticas que los usuarios deberán validar. 

En resumen, ¿cuáles son los beneficios de implementar AP Automation?

• Completa visibilidad del ciclo de gestión documental, lo que a su vez provee datos concisos para procesos de auditoría.
• Automatización del proceso de gestión documental, no solo se automatiza la carga de documentos sino también el proceso de cotejo, lo cual reduce la posibilidad de errores y aumenta la eficiencia del departamento de AP.
• Posibilidad de establecer una ruta de aprobación según las necesidades del negocio, lo que incluye notificaciones por correo electrónico y reglas de aprobación según montos, responsables, departamento, etc.
• No hay necesidad de nuevas capacitaciones, dado que se trata de una interfaz de usuario ya conocida, la información se maneja directamente desde JD Edwards EnterpriseOne.
• Reducir los costes asociados al manejo y almacenamiento de los documentos en papel.
• Permite generar informes dentro de un panel de administración interactivo donde se ofrecen opciones sofisticadas para ver y analizar datos en el sistema.

Con Transform AP, las organizaciones obtienen una mejor visibilidad de las facturas y ciclos de procesamiento. También se benefician de un registro completamente auditable de cada factura y transacción de pago para cumplir con las regulaciones de cumplimiento legal y financiero.

¿Necesitas más información?

Contacta con nosotros