Cómo Construir un Buen Cuadro de Mando

Cada vez que un cliente me pregunta qué es lo más importante a la hora de definir un cuadro de mando, la respuesta que siempre le doy es la misma: ¿Qué es lo que quieres analizar? 

Existen numerosas teorías para definir un buen cuadro de mandos o cuadro de mando integral como por ejemplo la de Kaplan y Norton, padres del llamado Balanced Scorecard, en las que el objetivo es alinear las actividades de negocio con la visión y estrategia de la organización, mejorando los procesos internos y las comunicaciones externas y monitorizando el rendimiento empresarial a través de los objetivos estratégicos. 

Pero intentar alinear todos los niveles de la organización no es sencillo y es por ello cuando la palabra específico cobra importancia.

La primera etapa en todo diseño debe ser conocer qué queremos medir y sobre todo, para que tenga sentido, esto debe hacerse bajo un propósito adecuado ya que lo que uno mide es lo que logrará.  Estos objetivos a corto plazo deben tener las siguientes características:  (S)  – Específicos (M) – Medibles (A) – Alcanzables (R) – Realistas (T) – Acotados en el tiempo

Además, es fundamental que estas metas estén definidas por la dirección y estén alineadas con el plan estratégico de la compañía ya que permiten medir aspectos o áreas de actuación de nuestra empresa que son críticos o vitales para el éxito de la misma.

Una vez que tenemos claros cuáles serán nuestros objetivos, surge el concepto de Indicador Clave de Rendimiento o KPI, que compara nuestras mediciones con una meta u objetivo. De esta forma se podrán analizar alcances, tendencias y desviaciones de una manera rápida y eficaz, permitiendo analizar la causa raíz de las mismas. 

Unos KPIs bien definidos nos darán una línea base sólida para seguir optimizando el proceso de mejora continua. Es fundamental dedicar tiempo a hacer las preguntas correctas a las personas indicadas y para ello es necesario analizar metas y objetivos comunes a través del análisis de todos los procesos de la organización. Es decir, no nos limitemos sólo a recoger todo lo que es fácil de medir o datos financieros. 

Por último y no menos importante es saber cómo visualizar esta información y en esto nos pueden ayudar infinidad de herramientas.

Aquí van una serie de consejos para una correcta visualización de los KPIs: 

• Intenta que sean sencillos de cuantificar.
• Haz que permitan navegar a otros datos relevantes.
• Deben ser comparables en el tiempo.
• Asegúrate que cada KPIs tenga un responsable.
• Haz que periódicamente se envíe un reporte del estado de los mismos.
• Seguramente existan más de 80 indicadores de rendimiento, haz que tus KPIs no excedan de 10.
• Organízalos en listas de comprobaciones y por conceptos de tal forma que rápidamente se visualice qué va bien y qué no va tan bien.
• Sigue siempre este ciclo: medir – analizar – tomar una decisión – volver a medir.

Resumiendo: ¿De qué factores depende la definición de un buen Cuadro de Mando integral?:

1. Conocer la estartegia de la organización
2. Definir correctamente los procesos internos
3. Monitorizar el rendimiento con unos buenos KPIs.
4. Los KPIs proporcionan un contexto y deben ser fáciles de interpretar sobre todo, el software es un medio, no un fin en sí mismo. 

Y recuerda que lo único que se puede analizar es lo que se puede medir.

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