Propuesta de valor
La distribución de costes entre centros de coste es un tema muy importante a cubrir en tu ERP. Ayuda a mejorar la eficiencia y el rendimiento financiero de una organización, ya que proporciona estos beneficios a la empresa:
En SAP Business ByDesign Finanzas, tenemos la posibilidad de distribuir costes entre centros de coste, para ello, será necesario realizar dos actividades:
- Crear una regla de distribución
- Realizar una ejecución de distribución
En esta entrada, te explicamos en profundidad los pasos a seguir en este proceso, y los beneficios que supone para tu empresa. Además, incluimos un vídeo-demo de la mano de nuestro experto, que muestra cómo distribuir costes entre centros de coste con SAP Business ByDesign.
Crear una regla de distribución para centros de coste
En las reglas de distribución, se especifican los centros de coste y los costes a distribuir, junto a determinadas bases y factores de distribución.
En la regla de distribución, se informarán los siguientes datos:
> Centros de coste emisores
Puede especificarse más de un centro de coste emisor en una regla de distribución. Al asignar la regla de distribución a un centro de coste, se establece por defecto la fecha actual como fecha inicial de validez y la fecha de fin de validez como ilimitada.
Puede seleccionar las cuentas para los costes de diferentes maneras. En la primera etapa, seleccione uno de los siguientes valores en el campo Base de distribución:
- Todos los costes: Se distribuyen costes de todos los tipos de cuentas (cuentas de costes/gastos o cuentas de costes asignados).
- Cuenta de mayor: Para seleccionar una cuenta individual cuyos costes se desean distribuir.
- Grupo de cuentas de mayor: Para seleccionar un grupo de cuentas contables definido previamente en la estructura.
> Sistema contable
La regla de distribución solo distribuirá los valores de los sistemas contables seleccionados, lo que permitirá distribuir los valores de distintos sistemas contables mediante diferentes reglas.
> Centros de coste receptores
Se pueden seleccionar los centros de coste receptores de dos maneras diferentes:
- Por unidad organizativa: Esto define todos los centros de coste de esa unidad organizativa como centros de coste receptores.
- Manualmente: Te permite seleccionarlos independientemente de sus unidades organizativas.
> Factores de distribución
Existen dos métodos disponibles para definir los factores de distribución:
- Basado en costes: Los ratios de asignación se calculan automáticamente a partir de la relación entre los saldos de determinadas cuentas y entre los centros de coste receptores.
Ejemplos:
-
- Costes directos de material como base de distribución de los gastos generales de material
- Coste de mercancías fabricadas como base de distribución de costes de administración
Con esta opción podremos especificar también si calcular los factores en base a:
-
- Lista de todas las cuentas
- Cuenta individual
- Grupo de cuentas
- Fijo: Esta opción permite introducir factores de distribución manualmente en una etapa posterior:
Ejemplos:
-
- Área de espacio por centro de coste
- Cantidad de empleados por centro de coste
Las bases de asignación se convertirán en porcentajes en este momento.
> Grupo de determinación de cuentas
El grupo de determinación de cuentas identifica las cuentas que se deben utilizar para la distribución. Si no se selecciona un grupo de cuentas, se utilizarán las cuentas de gastos originales, es decir, aquellas que se especificaron al introducir los valores de distribución.
Realizar una ejecución de distribución
Para poder realizar la distribución de costes entre centros de costes mediante una regla, será necesario hacerlo mediante las llamadas ejecuciones de distribución.
Para crear una ejecución de distribución, deberán informarse los siguientes datos:
- Empresa
- Sistema contable
- Regla de distribución
- Período y Ejercicio
Tras realizar la ejecución de distribución, se generarán los asientos contables correspondientes a lo definido en la regla de distribución, entre los centros de coste emisores y centros de coste receptores.
Beneficios de la distribución de costes en SAP Business ByDesign
1. Transparencia y control
La distribución de costes proporciona una visión clara de cómo se distribuyen los gastos en los diferentes centros de coste de la organización. Esto permite un mayor control y una mejor comprensión de cómo se están utilizando los recursos en cada área.
2. Toma de decisiones informada
Al asignar y distribuir los costes correctamente, se obtiene una visión más precisa del rendimiento y la rentabilidad de cada centro de coste. Esto ayuda a la dirección a tomar decisiones más informadas en términos de asignación de recursos, inversión y eficiencia operativa.
3. Evaluación de la rentabilidad
La distribución de costes permite calcular la rentabilidad de cada centro de coste, para así poder identificar áreas que generan beneficios y aquellas que pueden requerir ajustes o mejoras.
4. Análisis de costes y ahorro
Al distribuir los costes entre los distintos centros, se puede realizar un análisis detallado de los costes incurridos en cada área. Esto facilita la identificación de áreas donde se pueden aplicar medidas de reducción de costes y ahorros.
5. Planificación y presupuesto
La distribución de costes ayuda en la planificación y presupuestación de futuros periodos contables. Al conocer cómo se distribuyen estos, se puede establecer un presupuesto más realista y asignar recursos adecuadamente en cada centro de coste.
6. Cumplimiento normativo
Al realizar una distribución precisa de los costes entre centros de coste, se facilita el cumplimiento de requisitos normativos y de informes financieros. Esto es especialmente relevante en industrias reguladas donde se requiere una mayor transparencia y auditoría de costes.
