Cotejo Automático. Digitalización de procesos con JD Edwards

Análisis e integración de una funcionalidad estándar del software ERP de ORACLE JDE EOne 9.1.  

Automatización del Cotejo de Facturas. VMA (Voucher Match Automation)

A pesar del progresivo cambio hacia la digitalización de las empresas, la gestión de las facturas de proveedores continúa siendo el talón de Aquiles en muchas compañías. A día de hoy se siguen recibiendo las facturas en papel y realizando los cotejos y aprobaciones de forma completamente manual. Según datos de AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial),  el coste de emisión de una factura en papel llega por unidad a nada menos que 2,23 euros, y para el receptor supone un gasto por unidad de 3,38 euros.

Además de la propia gestión de la factura en papel, la ausencia de procesos de aprobación digitalizados, tanto de pedidos como de facturas, ralentizan el proceso de gestión de las mismas, aumentando el período de pago a los proveedores.

Cómo puede ayudarnos ORACLE ERP JD Edwards EOne en la digitalización del proceso

Con la funcionalidad estándar de aprobación de solicitudes y pedidos de compra, el sistema nos permite gestionar e integrar vía workflows aquellas solicitudes o pedidos aptos para ser procesados y enviados al proveedor.

Una vez enviado el material o el servicio y esté recibido o aprobado en el sistema, el proveedor puede enviarnos la factura en diferentes formatos:

• Facturas vía EDI
• Facturas en papel que mediante herramientas de escaneado (OCR) se pueden integrar en los buzones estándares de EOne (Ficheros de Interoperabilidad).

Con la información de las recepciones almacenadas en el sistema y la información de las facturas integradas (vía EDI o en papel), la funcionalidad de cotejo automático permite comparar los importes de las facturas con los importes de las recepciones y generar los cotejos de forma automática.

3 puntos clave del proceso del cotejo automático de JD Edwards EOne:

1. Condiciones por proveedor

El sistema contempla la posibilidad de implementar diferentes opciones de cotejo a nivel proveedor:

• Regla de automatización.
• Numero de pedido requerido.
• Número de artículo requerido.
• Sugerencia requerida.
• Recepciones parciales permitidas.
• Cotejo individual por factura.

2. Reglas de automatización

El sistema contiene hasta 6 reglas distintas de comparación, lo que le permite gran flexibilidad a la hora de acometer los diferentes casos de comparación en el cotejo.

• 01. Cotejo exacto de la línea de factura con la línea de pedido y con la línea de recepción.
• 02. Cotejo de la línea de factura con la 03. línea de recepción, permitiendo aplicar reglas de tolerancia estándar.
• 03. Cotejo de la línea de factura con varias líneas de recepción, permitiendo aplicar reglas de tolerancia estándar.
• 04. Cotejo exacto de la línea de factura con la línea de recepción.
• 05. Cotejo de la línea de factura con la línea de compra y varias recepciones de dicha línea, permitiendo aplicar tolerancia de redondeo.
• 06. Cotejo exacto de línea de factura con múltiples líneas de recepción de múltiples pedidos de compra.

3. Gestión de sugerencias

El sistema contempla además la posibilidad de generar sugerencias de cotejo, aplicando las condiciones por proveedor y permitiendo al usuario aprobar y procesar dichas sugerencias.

Principales mejoras de implementar el Cotejo Automático

Mejora de la productividad:

• Reducción de los procesos de gestión de las facturas en papel.
• Disminución de los errores humanos.
• Cotejo automático de las facturas contra las recepciones.
• Proceso integrado y digitalizado dentro del sistema.
• Gestión de sugerencias para determinados proveedores evitando que dichas facturas se procesen.
• El equipo solo trabajará sobre aquellas facturas con incidencias o excepciones.

Mejora de las relaciones con los proveedores:

• Reducción del ciclo de pago.
• Renegociación de mejores condiciones.

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