Propuesta de valor
En este blog os explicaremos cómo se puede automatizar la facturación periódica de servicios a clientes gracias a la funcionalidad de los contratos en SAP Business ByDesign.
Te contamos:
- Cómo dar de alta contratos en SAP Business ByDesign.
- Todo sobre la funcionalidad de contratos para la facturación automática.
- A gestionar los contratos en SAP Business ByDesign.
- Qué ventajas puede aportar a tu empresa y a tu equipo financiero la facturación automática.
1. Dar de alta un contrato en SAP Business ByDesign
En SAP Business ByDesign un contrato representa un acuerdo entre dos partes (empresa vendedora y cliente) con el objetivo de establecer una duración, unas reglas de cancelación y renovación, un importe y unas fechas preestablecidas de facturación.
Partiendo de la base de que SAP Business ByDesign tiene una base de datos única, donde los datos maestros de los clientes incluyen datos de ventas, así como datos financieros y de facturación, dar de alta un contrato es muy sencillo.
Además, si los contratos tienen características parecidas (reglas de renovación, reglas de cancelación, duración…) el contrato se puede crear a partir de una plantilla; de tal manera que solo necesitemos indicar el cliente y la plantilla que recoja las características de dicho contrato.
A partir de aquí, indicamos el importe total del contrato, así como el periodo en que queremos facturar dicho servicio.
2. Facturación automática mediante la funcionalidad de contratos
Esta funcionalidad permite que cuando llegue la fecha determinada en el plan de facturación, el sistema genere automáticamente la factura con toda la información que se ha recogido en el contrato.
De esta forma, la persona encargada de facturar solo tendrá que revisar las facturas que se han generado y contabilizarlas.
Esta funcionalidad es realmente útil para aquellas empresas que tengan una facturación recurrente de servicios. Como pueden ser las suscripciones, licencias, garantías… O cualquier otro concepto que sea susceptible de facturarse según un plan de facturación.
El plan de facturación de los contratos puede seguir:
- Un patrón de periodicidad (diario, semanal, mensual, trimestral…)
- Pueden ser unas fechas concretas que se hayan pactado con el cliente
3. Gestión de contratos en SAP Business ByDesign
La gestión de contratos en SAP Business ByDesign es fácil, mediante los informes se obtiene una visión sobre lo facturado y pendiente de facturar. Si durante el transcurso del contrato, el importe de este o las fechas de facturación varían, se podrán modificar.
Las renovaciones de los contratos también se podrán automatizar mediante las reglas de renovación. Estas reglas establecen cómo deben renovarse los contratos cuando la fecha de fin de contrato vaya a llegar. Podremos determinar si:
- El contrato se crea
- El contrato no se libera, y queda pendiente de revisar
- El contrato es liberado manteniendo las condiciones del contrato de origen
- El contrato es liberado actualizado con los precios del año siguiente
4. ¿Qué ventajas me ofrece la funcionalidad de automatización de facturación?
En resumen, este software de facturación permite:
- Simplificar el alta y la gestión de los contratos
- Automatizar la facturación recurrente
- Obtener visibilidad sobre lo facturado y pendiente de facturar
- Poder reconocer el ingreso antes del momento de la factura
Si tu equipo financiero pasa mucho tiempo emitiendo facturas recurrentes, la funcionalidad de SAP Business ByDesign de automatización de facturas puede ahorrarte mucho tiempo y permitir al equipo invertir ese tiempo en otras tareas donde aporten mucho más valor.
Además, la gestión de los contratos es sencilla y flexible, dando visibilidad sobre lo facturado versus lo pendiente de facturar.
