Gestión de inmuebles y alquiler en JD Edwards

Hoy vamos a tratar de cómo soluciona la tecnología las actividades derivadas de la gestión de inmuebles y alquileres. Existen varias empresas que tienen un alto volumen de operaciones relacionadas con los alquileres y, además, son operaciones que requieren un tratamiento integrado en el Software ERP (factura, altas y bajas, amortizaciones, recursos…)

En la nueva versión de JD Edwards, este módulo ya está integrado y es también útil para todo tipo de alquiler de activos (maquinaria industrial, dispositivos médicos, transporte, etc.) Por lo tanto, el perfil de empresa al que va dirigida esta solución puede pertenecer a distintas áreas de negocio (Ingeniería y construcción, energéticas, sanitarias, etc.).

MODULO DE GESTION DE INMUEBLES

La versión 9.2 del software ERP de JD Edwards incorpora, entre sus nuevas funcionalidades, la gestión de activos en alquiler. El módulo de gestión de inmuebles o activos en alquiler de la nueva versión del software ERP permite a cada compañía gestionar el alquiler y la venta de materiales, incluyendo bienes de equipo, de inventario y otros servicios relacionados con el área de alquileres. 

Algunos de los aspectos más relevantes que se pueden gestionar desde el módulo de gestión de alquileres son los siguientes:

1. Gestionar acuerdos y contratos de alquiler.
2. Facturación periódica.
3. Gestión de asignaciones de coste de alquileres.
4. Gestión de gastos de amortización de activos.
5. Manejo de equipos y artículos de inventario.
6. Facilita el acceso a informes de contratos de alquiler, analizando la rentabilidad de dichos alquileres.
7. Gestión de movimientos de activos, tanto de entrada como de salida de inventario, así como la gestión desde el momento del alquiler hasta la devolución de dichos activos, incluyendo los servicios relacionados con el final del contrato de alquiler.

Proceso de negocio del módulo de alquileres de JDE

El flujo del proceso de negocio del módulo de alquileres de la nueva versión de JD Edwards incluye los siguientes pasos:

1. Gestionar la facturación de alquileres periódicos para cada contrato de alquiler.
2. Especificar el contrato de alquiler. En la cabecera del contrato se realiza la configuración de los códigos de clientes, fechas de contrato, reserva, entrega e información de factura. En el detalle del contrato es posible configurar información propia del alquiler, tipo de compromiso de inventario, facturación y también información fiscal.
3. Configurar constantes, medidas correctoras, tipos de líneas de alquiler y detalles de artículos de alquiler. Estos aspectos clave pueden ser configurados en el módulo de gestión de inmuebles.
4. Generar órdenes relacionadas (orden de ventas, órdenes de servicios y órdenes de compra) para procesar y poder hacer seguimiento del contrato de alquiler. Este módulo ofrece incluso la posibilidad de asociar contratos de alquiler con órdenes de venta, órdenes de servicio u órdenes de compra previamente creadas por el usuario fuera del módulo de gestión de alquileres
   • Para órdenes de venta es posible generar a través del sistema la factura directamente.
   • En el caso de una orden de trabajo, una orden de venta única y el servicio periódico de facturación, el usuario tiene la posibilidad de realizar la facturación a través del Software ERP JDE EnterpriseOne 9.2 y el servicio de facturación.
5. Proceso de devolución de artículos al inventario, generando una orden de compra de devolución. Es posible revisar y consultar los movimientos asociados con devoluciones parciales. El usuario tiene la posibilidad de generar un informe de ingresos no identificados para calcular el ingreso por alquiler que no fue incluido en el periodo de facturación.

Integración del módulo de gestión de inmuebles con otros módulos del sistema

El módulo de gestión de alquileres se integra automáticamente con las siguientes herramientas del software ERP:

• Libro de direcciones.
• Cuentas a cobrar.
• Cuentas a pagar.
• Contabilidad general.
• Activos fijos.
• Gestión de activos financieros.
• Órdenes de trabajo.
• Servicios de facturación.
• Gestión de inventario.
• Gestión de órdenes de venta.
• Compras.

Teniendo en cuenta el flujo de procesos de gestión de inmuebles mencionado anteriormente, la integración de este con otros módulos responde a la siguiente estructura:

Figura 1

Los productos de Libro de direcciones, Gestión de inventarios, Gestión de Activos fijos y Órdenes de trabajo se integrarían con el módulo de gestión de alquileres en la parte relativa a la configuración del sistema (Constantes de alquiler, Definición de acciones, Tipo de línea y asociación de acciones y detalles de elementos de alquiler).

Figura 2

En la fase del proceso que tiene que ver con el contrato de alquiler, se integrarían con el módulo de gestión de alquileres productos como:

• Compras: interviene en la generación de órdenes a partir de la información contenida en los contratos de alquiler.
• Ventas: interviene en la generación de órdenes de venta en el caso de que se cancelen las órdenes de compra previamente creadas a partir de los contratos de alquiler.
• Cuentas a cobrar: para gestionar la parte de facturación de los contratos y servicios de alquiler.
• Contabilidad general: para contabilizar los asientos contables relacionados con los contratos y servicios facturados previamente.

De esta forma, se integrarían los distintos productos de JD Edwards, previamente mencionados, con el módulo de gestión de activos inmuebles a alquilar.