Gestión empresarial del Excel a un robusto ERP

Un negocio en sus inicios, una empresa que se acaba de lanzar al mercado, una startup, una empresa familiar, etc. suelen ser empresas que llevan su operativa de negocio con Excel. Es una buena herramienta si no se dispone de nada más, pero es limitada y con el tiempo esta forma de gestionar nuestro negocio puede llegar a ser incluso contraproducente y aportar más desventajas que beneficios.

Te contamos los riesgos de utilizar Excel para la gestión empresarial y gestión financiera, y las ventajas de pasar del Excel a un robusto ERP Cloud.

¿Por qué se empieza con Excel?

Por lo general, este hábito de tenerlo todo en Excel se suele mantener por diferentes motivos:

1. Se tiende a creer que lo tenemos todo controlado con los libros de Excel.
2. La falta de tiempo da lugar a no poder reflexionar sobre qué podemos mejorar y cómo.
3. Desconocimiento de otro tipo de soluciones, en donde hay una gran oferta para diferentes tamaños de compañía, problemáticas sectoriales y una cuestión de presupuesto.
4. Resistencia al cambio, miedo al uso de una aplicación que no conocemos y no sabemos movernos igual de bien que en nuestras tablas.

Riesgos de mantener nuestra operativa empresarial en Excel

Los riesgos que se presentan al seguir usando Excel pueden llegar incluso poner en peligro la estabilidad financiera y económica de nuestra empresa, veamos por qué:

1. Falta de control de la información real de la compañía, dado que trabajamos con versiones, hay una probabilidad alta de que pasemos por alto alguna versión, o trabajemos sobre la que no es.
2. Trabajo no colaborativo, aunque a través de una plataforma cloud podemos trabajar sobre el mismo archivo, no es la manera adecuada, es lenta y poco fiable, al final los usuarios terminan descargando una versión local y trabajan sobre ella, luego hay que subirla y contrastar los cambios respecto a lo que había, esto hace referencia también al primer punto de control de versiones de la información.
3. A la hora de montar cuadros analíticos de datos, la creación de los mismos puede llegar a ser dificultosa, y en el momento que un número falle, fallará todo el análisis montado.
4. Probabilidad de error y búsqueda infinita del error. Es complicado encontrar un error, requiere de un trabajo de retrospectiva del dato exhaustiva, lo que implica mucho tiempo sin la garantía de solventar el error.
5. La información no está conectada con otros sistemas de la compañía, por lo que el tiempo invertido en buscar y copiar datos de un Excel a otro sistema, o viceversa, es elevado.
6. Pese a que Excel permite introducir un volumen de datos elevado, no es una base de datos, cuanto más pesado se hace, menos operativo es. Es lento e incluso puede conllevar al bloqueo del archivo y pérdida de datos.
7. En el momento en que disponemos de un número elevado, por ejemplo, de clientes a los que facturar (50.000), la gestión del negocio deja de ser operativa a través de Excel.
8. Todos los cambios suelen ser manuales, podemos habilitar macros, fórmulas, pero esto no es un flujo del proceso como tal, y cualquier cambio no esperado puede llegar a dar error y bloquear nuestra operativa, haciéndonos perder tiempo en buscar qué ocurrió.
9. Con el uso de Excel existen limitaciones de dispositivo y localización para poder acceder a los archivos y operar con ellos.

Es el momento adecuado para cambiar a un ERP

Hasta aquí, todo apunta a que llevar la gestión empresarial con un software de gestion financiera en lugar de con Excel no es la mejor elección.

Antes de tomar una decisión precipitada, debemos tener claro cómo y en que va a mejorar nuestros procesos, rendimiento, seguridad, veracidad de la información y evangelizarlo dentro de la organización para que el nivel de aceptación de este tipo de solución sea alto, la gestión del cambio comentada al principio de este artículo, en algunos casos es determinante.

Ventajas de pasar de Excel a ERP

1. Pasar de Excel a ERP aportará más eficiencia y simplificará la operativa diaria de tu empresa.
2. La información siempre estará actualizada y los usuarios tendrán accesibilidad de forma fácil, en tiempo real y con datos fiables.
3. Automatización de procesos manuales, lo que supone una optimización de la productividad.
4. A nivel de auditoría, hay trazabilidad de procesos y de datos, lo que favorece un resultado positivo cuando nos auditen.
5. Mayor seguridad de los datos que no se tiene en un Excel que viaja por correo o se comparte sin más.
6. Centralización de la información de varios departamentos de la empresa: financiero, contable, compras, inventario, planificación, producción, etc. de manera que la compañía obtendrá un mayor control de cada área de negocio.

Si tu compañía está en este punto, ¡te podemos ayudar y asesorar a darle forma a esta gran iniciativa de mejora y crecimiento empresarial y convertirlo en un proyecto exitoso!