Software ERP. 7 claves para elegirlo

Las tendencias comerciales actuales obligan a las empresas a ser cada vez más competitivas; por ello, necesitan que sus procesos estén optimizados e integrados de forma que el flujo de datos admita que la información sea útil, esté preparada a tiempo y permita una toma de decisiones ágil y alineada con los objetivos estratégicos.

Por este motivo, cada día son más las empresas que necesitan implementar un sistema ERP, o cambiar el que tienen por uno más potente, flexible y disponible. Pero, ¿saben las empresas todo lo que necesitan para implementar el software ERP que cubra sus necesidades?

La implementación de un sistema ERP es una decisión de gran impacto para el negocio que normalmente se toma a nivel directivo y se encarga al departamento tecnológico. Este encargo, regularmente incluye la responsabilidad de la correcta consecución del proyecto y, nada más alejado de la realidad, un proyecto de implementación es un macro proyecto, que debe englobar a todas las áreas del negocio y cuya responsabilidad debe recaer sobre una unidad independiente, capaz de gestionar las necesidades de todos los departamentos y orquestar a todos los actores para la consecución de los objetivos planteados.

7 claves para lograr el éxito en un proyecto de implementación de un software ERP:

1. Crear un equipo multidisciplinar

La primera clave para lograr el éxito en un proyecto de implementación es crear un equipo multidisciplinar, con amplio conocimiento del negocio, capacitado para la toma decisiones y para exprimir todos los beneficios del aplicativo seleccionado.

Es recomendable que este equipo esté dirigido de forma bilateral: por un lado, un Project Manager del cliente, y por otro un Project Manager del partner tecnológico.

El primero, que pueda dirigir de forma matricial a los interesados internos y servir de puente para gestionar al proveedor experto en la herramienta seleccionada;
Y el segundo, que sea capaz de dirigir las tareas planificadas en el equipo externo, alinear las tareas con el negocio e informar eficazmente del avance de la implementación.

2. Garantizar el tiempo necesario para cubrir todas las fases

Este equipo debe disponer de tiempo para cubrir todas las fases del proyecto, y en esto se basa la segunda clave.

El proyecto de implementación debe ser totalmente prioritario. Hay que tener en cuenta que el éxito de esta inversión de tiempo y dinero definirá la operativa de la compañía en al menos los próximos 20 años. Por lo tanto, se debe garantizar que las personas asociadas al proyecto tienen el tiempo necesario para analizar correctamente todos los ciclos del negocio y adaptarlos a las funcionalidades que ofrece el software ERP.

3. Controlar el proyecto de forma metódica

La tercera clave es controlar el proyecto de forma metódica y como un proyecto importante. Para esto no hay que escatimar en el tiempo invertido para la fase de planificación.

Muchas empresas tratan de avanzar rápido sobre esta fase por considerar que roba tiempo y recursos a tareas operativas de la implementación. Sin embargo, está demostrado que seleccionar una metodología, definir las fases del proyecto, generar entregables y documentar los hitos, magnifica las posibilidades de éxito de los proyectos.

4. Generar KPI´s asociados a objetivos específicos del proyecto

Todas las empresas que implementan un ERP tienen como objetivo automatizar sus procesos para que sean más controlables y eficaces. Sin embargo, este es un objetivo muy general que puede crear confusión en el equipo del proyecto. Por eso, la cuarta clave consiste en generar KPI´s asociados a objetivos específicos del proyecto que permitan medir el desempeño de la implementación, y los beneficios de esta sobre los procesos clave de la organización.

Por ejemplo, se puede medir el desempeño del proyecto a través de la validación de los entregables con un KPI que identifique la satisfacción del usuario frente a la implementación de los procesos; y, por otro lado, se pueden definir indicadores que midan la reducción de costes, la eficiencia de los procesos o la satisfacción del cliente después de la implementación, y así poder medir los beneficios.

La idea es poder hacer pequeñas metas cuya consecución sirva para motivar al equipo, poder medir cuantitativamente el grado de avance del proyecto y disponer de indicadores que demuestren el retorno de inversión post implementación.

5. Hacer un análisis completo del negocio

También es importante hacer un análisis completo del negocio y registrar todos los requisitos posibles en la fase inicial del proyecto. Esta es nuestra quinta clave.

Son cientos los procesos que deben administrarse en una organización, por lo que hacer un inventario cuidadoso de los requisitos, garantiza que ninguno de estos se escape, generando que, en etapas intermedias del proyecto, se tenga que ajustar la planificación por cambios en el alcance.

En esta clave no solo es importante que los requisitos queden recogidos en un inventario inicial, también es fundamental que cada requisito se asocie con una acción de resolución y su respectivo entregable en el que se registre la satisfacción del usuario final con la configuración planteada para cubrir la necesidad.

6. Seleccionar la infraestructura correcta

Una vez seleccionado el ERP hay que decidir dónde quedará alojada la solución, y para ello hay que tener en cuenta muchos factores, entre ellos, el rendimiento que ofrece el hardware, la disponibilidad, la capacidad de recuperación ante desastre y el coste total de propiedad (TCO). La sexta clave es poder encontrar el equilibrio perfecto entre escalabilidad, robustez y coste a la hora de elegir la plataforma.

En el mercado actual, los fabricantes de hardware ofrecen múltiples opciones que permiten diseñar soluciones a medida, ya sea en el modelo habitual de On premise o adoptando soluciones novedosas en Cloud, que permiten exprimir al máximo los beneficios del TCO. (Más información sobre Por qué alojar mi ERP en la nube).

7. Seleccionar el socio tecnológico perfecto para la implementación

Por último, pero no menos importante, la séptima clave. Se debe ser muy cuidadoso al seleccionar la empresa colaboradora que nos acompañará durante la implementación, debemos exigir experiencia en la gestión de proyectos y conocimientos comprobados sobre el software ERP seleccionado.

Este equipo nos servirá de enlace entre nuestros procesos actuales y los procesos que ofrece el aplicativo, así que, una amplia experiencia nos garantiza poder cerrar los gaps eficazmente y aportar solidez al proyecto.

En Neteris, contamos con un amplio historial de implementaciones exitosas y un equipo de profesionales con mucha experiencia a tu disposición para acompañarte durante todo el proceso de implementación.