¿Sabes cuáles son las funciones de un Director de Proyectos y los beneficios que ofrece a la estrategia de tu organización?
Según el Project Management Institute (PMI), un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado concreto. La naturaleza temporal de los proyectos define que un proyecto debe tener un principio y un final. El final se alcanza cuando se cumplen los objetivos o cuando se decide que estos no pueden ser alcanzados. Esta definición suena sencilla, sin embargo, detrás de estas líneas hay toda una estructura metodológica y documental que se conoce como PMP.
La Dirección de Proyectos o PMP se define como la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas, a todas las actividades del proyecto, que permitan controlar el alcance, el tiempo y los recursos necesarios para lograr los objetivos, asegurando la calidad del producto y la satisfacción de las necesidades de todos los interesados.
Con el crecimiento desmesurado de los mercados y la apremiante necesidad de cambio de las organizaciones, la figura del PMP en el control de gestión ha cobrado vital importancia en todas las empresas. Existe una delgada línea que separa el éxito del fracaso, cuando de proyectos se trata, esa línea la traza la capacidad que tienen los equipos de proyectos para gestionar activamente sus recursos y ampliar su adaptabilidad.
Esta capacidad se ve afectada cuando se desconoce el alcance definido por las necesidades del cliente, cuando no se tiene una visión clara de los recursos disponibles, o cuando no se supervisa el uso del tiempo para las actividades del proyecto. Aquí es donde entra la figura del PMP que, como el capitán de un barco, debe garantizar la llegada a tiempo de su embarcación, gestionando cualquier situación que pueda aparecer en el trayecto.
Las funciones básicas de un Director de Proyectos son planificar, ejecutar, controlar y cerrar el proyecto. Muchos entendidos aseguran que la mayor parte del éxito de un proyecto se logra en la primera etapa, ya que son muchos los fracasos asociados a una incorrecta planificación de la triple restricción; alcance, tiempo y coste. La planificación requiere poner en claro las necesidades del cliente, las actividades a ejecutar y todos los recursos, humanos y económicos, necesarios para la consecución de los objetivos.
| Después de iniciar y planificar el proyecto, el Director de Proyecto tiene la responsabilidad de coordinar las tareas, asignar recursos, gestionar y resolver problemas en la fase de ejecución. Haber logrado una etapa de inicio y planificación exitosa, permite al director tener todas las herramientas para actuar eficazmente ante cualquier contratiempo, pudiendo responder rápida y conscientemente, a cualquier riesgo que pueda materializarse. Además, la figura del PMP permite centralizar la información y asegurar la calidad de los entregables según las políticas de la organización y de los clientes. |  |
En la fase de cierre de proyecto, el PMP se encarga de reunir los entregables y firmar la aceptación del producto por el cliente final, esto sólo es posible si las dos fases anteriores han sido gestionadas correctamente y se han superado todos los controles definidos en la planificación. Un proyecto bien gestionado termina de forma armónica y con leves o ninguna variación de planificación y presupuesto.
A pesar de la naturaleza temporal de los proyectos, estos pueden ser parte esencial para el logro de los objetivos de la compañía, siempre y cuando estén alineados con la estrategia organizacional. Por eso, la importancia de mantener una gestión minuciosa para garantizar el éxito de las iniciativas abordadas, logrando:
- Mantener a raya los gap de planificación.
- Obtener una mayor rentabilidad.
- Logrando que los recursos propios se conciencien de la importancia de su trabajo.
- Y, sobre todo, asegurando que el proyecto genera esa satisfacción en nuestros clientes que los fideliza con nuestro producto o servicio.
Según esta descripción, podemos entender la gran responsabilidad que tiene un Director de Proyecto y la importancia que tiene contar con esta figura para garantizar la efectividad que su negocio requiere, en todas las iniciativas que desee llevar a buen puerto, evaluando cuál será la ruta más corta en tiempo y coste, y manteniendo el foco en la planificación para cumplir los requisitos del proyecto y sumar al éxito de los objetivos reflejados en el marco estratégico de su organización.
