Gestión del Cambio Organizacional con Scrum en implantaciones con ERP

La implementación de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) representa uno de los proyectos más revolucionarios para cualquier organización Un ERP no solo consolida los procedimientos internos y mejora la gestión de recursos, sino que también transforma el modo en que los individuos dentro de la compañía se desempeñan. No obstante, este proceso de cambio no está libre de obstáculos, siendo la gestión del cambio organizacional uno de los más importantes.

Scrum Agile es una metodología ágil muy eficiente conocida como una herramienta para el desarrollo de proyectos que requieren flexibilidad y rapidez, supone una forma distinta de trabajar y organizarse, pero contiene todos los recursos para poder gestionar de forma correcta todos estos cambios

En este blog, exploraremos cómo Scrum puede aplicarse a la gestión del cambio organizacional en proyectos con implantaciones de sistemas ERP, haciendo que la transición sea más fluida y efectiva.

¿Qué es la Gestión del Cambio Organizacional?

La gestión del cambio organizacional es una estrategia en la que la empresa busca adoptar de una manera eficaz la implementación y transformación de los procesos que afecta a sus empleados, forma de trabajar y estructura.

Los avances en la tecnología han hecho que millones de empresas de todos los tamaños sufran cambios para optimizar sus procesos y servicios. La implementación de una tecnología nueva como un ERP en una organización, donde llevan años haciendo las cosas de una sola manera y con las mismas herramientas, puede convertirse en motivo de resistencia al cambio por parte de los empleados. Por eso, es esencial explicar por qué la incorporación y aprendizaje de la nueva tecnología son beneficios para el crecimiento de la empresa y de los propios empleados. Se debe preparar a la plantilla con la debida formación e información para esta gestión del cambio.

¿Por qué Scrum para la Gestión del Cambio en Proyectos ERP?

Scrum es una metodología ágil que divide los proyectos en iteraciones, denominadas sprints, que tienen una duración de entre 2 y 4 semanas. En cada sprint se da prioridad a las entregas continuas de valor y una retroalimentación constante, y así obtener una nueva versión del producto. Esto va de la mano con las necesidades de la gestión del cambio organizacional en proyectos ERP, ya que permite a las empresas adaptarse y responder a los desafíos del cambio de manera dinámica y eficiente.

Las principales ventajas de Scrum en la gestión del cambio organizacional son:

> Iteraciones cortas y controladas

Scrum divide los proyectos en sprints, donde se implementan partes funcionales del sistema ERP. Esta división en etapas permite que la construcción del producto sea de forma gradual y posibilita una gestión del cambio mucho más progresiva, dando tiempo a los empleados para adaptarse a las nuevas herramientas y procesos de una manera más organizada y menos estresante. Scrum permite ajustar la estrategia de cambio en tiempo real según las necesidades del equipo y del proyecto, existe una adaptación constante. Por ejemplo: un proyecto donde cada sprint dura 3 semanas, donde en cada una de ellas se van probando las nuevas funcionalidades que se han implementado en el sistema.

> Retroalimentación continua

Al final de cada sprint, el equipo de Scrum presenta un incremento funcional del sistema ERP. De este modo, los usuarios finales pueden interactuar con el sistema ERP de una forma rápida para poder recopilar su feedback con la herramienta y tenerlo en cuenta en los siguientes sprints. Así, se asegura la calidad del ERP y la confianza de los empleados de sentirse valorados e implicados durante todo el proceso. Scrum facilita una mayor alineación con el negocio en cada sprint, asegurando que el ERP sea un reflejo fiel de los requerimientos empresariales.

> Equipos multifuncionales

Scrum fomenta la cooperación entre distintos equipos de varias áreas de la empresa. En el contexto de la gestión del cambio, esto ayuda a que la adopción del ERP sea más natural desde el principio con un resultado más personalizado y adaptado a las necesidades de los usuarios clave. Se tienen varias reuniones de seguimiento durante el sprint, donde asisten personas de los distintos equipos y de este modo, se ponen en común los diferentes puntos de vista de lo que hay configurado en ese momento.

> Enfoque en las personas

Scrum coloca a los usuarios en el centro del proceso de implementación, lo que permite identificar rápidamente las áreas donde los empleados pueden necesitar formación adicional para reducir la resistencia al cambio. Al involucrar a los empleados de manera activa y continua, la resistencia al cambio disminuye, ya que se sienten parte del proceso.

Estrategias para Gestionar el Cambio con Scrum

A continuación, se presentan algunas estrategias clave para utilizar Scrum en la gestión del cambio organizacional durante una implementación de ERP:

1. Crear un Equipo de Cambio Multifuncional

En Scrum, los equipos son autoorganizados y multifuncionales, lo que significa que deben incluir tanto a los desarrolladores de la solución ERP como a los usuarios clave de diferentes departamentos. Agile con su énfasis en los equipos colaborativos asegura que el cambio sea abordado desde todas las perspectivas, considerando que se incluya un número más amplio del personal en la implementación. Por ejemplo, involucrar a empleados de finanzas, recursos humanos y IT desde el primer sprint garantiza que sus preocupaciones sean abordadas y que puedan aportar ideas para mejorar el sistema.

2. Capacitación y Apoyo Continuo

El proceso de aprendizaje es clave en la gestión del cambio. Con Scrum, la capacitación no ocurre solo al final de la implementación, sino de manera continua durante cada sprint. A medida que se entrega una funcionalidad, los usuarios deben ser capacitados para usarla correctamente. Con el equipo Agile a cargo de la implementación del ERP y este enfoque gradual, la colaboración permite que la adopción al nuevo sistema sea progresiva y facilita la adaptación al cambio.

3. Comunicación Transparente y Constante

Scrum se basa en la constante comunicación, con reuniones diarias (Daily Scrum) y retrospectivas que permiten al equipo reflexionar sobre el progreso y los obstáculos que van habiendo durante el proceso. Este nivel de comunicación es necesario para gestionar el cambio, ya que de esta forma la organización mantiene a todos los empleados informados y comprometidos con el cambio del sistema ERP. La transparencia es clave: los empleados necesitan entender no solo qué se está cambiando, sino también por qué ese cambio es necesario y mejorará la forma de trabajar en el día a día.

4. Implementación Gradual del Sistema ERP

Cada sprint en Scrum permite poder centrarse en un módulo específico del sistema, como finanzas, ventas o inventario, lo que facilita a los empleados familiarizarse con una parte del sistema a la vez. Esto reduce la sobrecarga de información y permite una transición menos drástica.

5. Medir el Impacto del Cambio

Es fundamental que las empresas midan cómo están afectando los cambios a los empleados y a los procesos. Scrum, con su enfoque iterativo y de retroalimentación constante, facilita esta medición.

Por un lado, al final de cada sprint tiene lugar la reunión de Sprint review, donde se analiza el nivel de adopción del ERP y los datos de las historias comprometidas del Sprint, estudiando cuáles se han completado con éxito y cuáles no para poder hacer ajustes en el producto backlog si es necesario.

Por otro lado, las reuniones de Sprint retrospective permiten identificar qué aspectos del cambio están funcionando y cuáles necesitan ser ajustados. Para ello el equipo trata de responder a tres preguntas claves: ¿qué ha ido bien durante el sprint?, ¿qué se puede mejorar? y ¿qué ha fallado?

Conclusión

La implementación de un sistema ERP es un proceso de transformación organizacional, además de una cuestión técnica. La gestión del cambio es fundamental para asegurar que el proceso ha sido exitoso y aceptado positivamente por los empleados. Scrum, al tener un enfoque ágil, con iteraciones y centrado en las personas, proporciona un entorno de gran valor para gestionar este cambio, permitiendo que las empresas no solo implementen su ERP con éxito, sino que también transformen la cultura organizacional de manera positiva.

En definitiva, Scrum y la gestión del cambio organizacional son una combinación ganadora para cualquier empresa que busque optimizar sus procesos y adaptarse con agilidad a un nuevo entorno tecnológico.

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