Digitalización de la gestión de gastos de viaje

Los gastos derivados de los viajes de los empleados representan un gran coste para las compañías. No solo hay que contar con los costes propios del viaje (vuelos, taxis, hoteles, dietas…), sino que también hay que computar los costes derivados de las horas destinadas por los empleados en hacer los trámites pertinentes (hacer las reservas, solicitudes y aprobaciones de viaje, registro de facturas).

La optimización de este proceso por una herramienta de digitalización de gestión de gastos de viajes supone un gran ahorro tanto en tiempo como en dinero, además de permitir un mayor control sobre estos gastos, al simplificar todo el proceso.

Política de gastos de viajes

En toda empresa en la cual sus empleados viajen con frecuencia es básico tener una política de viajes sólida. Esta tiene que establecer y fijar de forma clara todos los procedimientos y normas que afecten a los viajes y tiene que estar disponible para todos los empleados para su consulta. Dicha política ha de ser revisada y actualizada frecuentemente para adaptarse a la evolución de la empresa y a los requisitos de los empleados.

Si bien cada compañía tiene unas necesidades únicas, las áreas fundamentales a incluir son las siguientes:

• Reservas de hoteles y vuelos. ¿Las hace el empleado o una agencia?¿A qué categorías o clases han de ajustarse?
• Proceso de autorización de viajes y gastos.
• Normativa de comidas. ¿Dietas fijas o reembolso de tickets? ¿Invitaciones a clientes?
• Gastos por kilometraje ¿Cómo se calcula?
• Políticas de reembolso de gastos.
• Aplicabilidad ¿Condiciones comunes a toda la empresa o específicas por puesto?
• Procesamiento de facturas y tickets. 

Tan importante es redactar una política de gastos efectiva, como aplicarla. Conseguir que los empleados se ajusten a la política de gastos y controlar que se respete es una tarea que también consume mucho tiempo. Y una mala gestión puede producir que la empresa pierda dinero y que los empleados estén descontentos.

El control sobre los gastos de viaje, aparte de por lo ya mencionado, es especialmente importante como parte de la estrategia financiera. Conocer de forma detallada de dónde proviene cada gasto permite a la empresa identificar posibles áreas de reducción de costes, mejorando su rentabilidad y competitividad.

Soluciones de Gestión

Para digitalizar y optimizar estos procesos existen herramientas especializadas en gestión de gastos de viaje y algunos sistemas ERP tienen módulos específicos para ello. Con su uso, se simplifican enormemente todas las tareas, tales como:

La digitalización de estos procesos permite a la empresa una gestión mucho más ágil que la gestión manual, y emplea menos recursos y  tiempo, lo que supone un ahorro de costes, y otorga a la organización información detallada y actualizada para realizar análisis, que de otra manera serían virtualmente imposibles de hacer, identificando áreas de mejora. Gracias a esta nueva información se puede desarrollar una nueva estrategia financiera que se adapte mejor a la realidad de la compañía. 

Por todo ello, la digitalización de la gestión de gastos presenta una oportunidad de mejora irrechazable para las empresas.  

Si estás pensando en optimizar la gestión de gastos, podemos asesorarte de la mejor manera para digitalizar tu proceso.

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