la monitorización de procesos con Process Builder

En anteriores ocasiones ya hemos hablado sobre la solución que provee Oracle Integration Cloud - Process Builder, permitiendo automatizar los procesos corporativos en la nube, así como diversas integraciones con más herramientas del cloud.

Esta vez vamos a explicar otra capacidad que tiene esta herramienta: monitorizar y analizar todos los procesos de negocio y obtener KPIs de los mismos, con el fin de que nos ayuden a mejorar y optimizar dichos procesos.

Monitorización y análisis de los procesos de negocio

Para aceder a la capacidad de monitorización y análisis en Oracle Integration Cloud - Process Builder hay que seguir los siguientes pasos:

Al entrar en la herramienta veremos el siguiente dashboard – versión admin:

admin oic

El panel variará en función de los permisos que se tengan sobre la herramienta, de modo que si somos usuarios finales solo veremos el primer apartado de las tareas del usuario, donde se muestra información sobre las tareas abiertas en este momento, las que están en curso y las que hayan podido caducar.

Una vez que se accede al espacio de trabajo y, en caso de que se tenga los permisos necesarios, se podrán ver las instancias que están actualmente en proceso:

oic procesos

A simple vista se puede observar el estado en el que se encuentra el proceso (ejecutándose, con errores, suspendido, etc.), quién fue la persona que inició dicha instancia y qué tarea está pendiente de realizarse. Si accedemos al detalle a una instancia, se podrá ver el grupo de seguridad, el rol o la persona encargada de realizar la tarea:

oic flujos

Dispone también de una representación gráfica del flujo que ha llevado dicha instancia:

oic grafica flujo

La flecha verde muestra el flujo que ha seguido el proceso, y la actividad que se encuentra marcada en amarillo es la actividad que está pendiente de realizarse para que el proceso continúe.

En el detalle de la instancia, se podrá modificar el flujo manualmente (en caso de que se tenga los permisos pertinentes) con el objetivo de volver a una tarea anterior o avanzar a una posterior en caso de que sea necesario.

Por tanto, a modo de resumen, el seguimiento de una instancia de proceso permite identificar cualquier problema con el flujo o la asignación que pueda estar retrasando el proceso.

En el espacio de trabajo, también está el apartado de paneles de control, que se divide en dos pestañas: Control de procesos y análisis de negocio.

En la pestaña de control de procesos, se podrá observar aspectos importantes de la monitorización como el estado de las instancias, la carga de trabajo etc.

oic paneles de control

Aquí se podrán identificar los cuellos de botella de los procesos activos y se verán cuáles son las tareas abiertas y pendientes de llevarse a cabo. Estas métricas se obtienen tanto a nivel de tarea como de persona asignada, ya que dependiendo del caso puede ser que solo una persona sea la encargada de realizar dicha tarea o dependa de un departamento al completo.

La pestaña de Análisis de negocio, es una de las más atractivas de cara al usuario, ya que permitirá realizar sus propias consultas personalizadas con el objetivo de obtener información específica de cada proceso en función de las necesidades. Todo ello, sin implementar código.

oic analisis de negocio

A la hora de crear las consultas, tendremos total flexibilidad para generar las gráficas resultantes, pudiendo usar cualquier variable involucrada en el proceso y sobre cualquiera de las aplicaciones implementadas.

Hemos creado dos casos de ejemplo:

1. Diagrama de barras cruzando el tiempo que se tarda (en horas) en realizar cada una de las aprobaciones pertinentes para dar de alta un gasto corporativo a lo largo del año actual. De modo que se puede obtener como información clave que la aprobación por parte de dirección es la que más tiempo tarda en llevarse a cabo.

Cualquier resultado se puede representar en varios tipos de gráficas que nos ofrece la herramienta y con distintos tipos de visualizaciones.

2. Suponemos que una tarea puede ser realizada por un departamento al completo y queremos obtener información de cuánto tarda en realizar dicha tarea una persona de media con respecto a sus compañeros. Con el color verde se quiere representar cuánto tarda de media el departamento en realizar la tarea, y con el color amarillo cuánto tarda un usuario concreto de ese departamento en realizar esa misma tarea.

oic crear consultas

oic crear consultas 2

¿Cómo se relaciona todo esto con nuestro sistema ERP?

Normalmente, el proceso de gastos se puede gestionar desde el propio ERP, en este caso JD Edwards, o desde aplicaciones de terceros. El beneficio de poder realizar este proceso con OIC es digitalizar todo el proceso (no solo lo correspondiente a las aplicaciones) así como poder contar con un formulario y un flujo de aprobación mucho más visual que permite mejorar la experiencia del usuario, al igual que permite su monitorización, trazabilidad e integración del gasto como una cuenta a pagar o un asiento de diario en JD Edwards, de una manera prácticamente nativa.

Oracle Integration Cloud – Process Builder además de ofrecernos la posibilidad de automatizar todos nuestros procesos en la nube, también nos permite monitorizarlos y analizar los puntos más importantes con el objetivo de poder mejorar y optimizar dichos procesos.