10 errores habituales en el plan contable

En Neteris, nos apasiona ayudar a las empresas a obtener información empresarial mediante la tecnología. Esto implica buenos datos, buena visibilidad y buenos informes que conduzcan a buenas decisiones.

Sin embargo, esto solo sucede cuando los datos de origen son precisos y están organizados correctamente. Por eso, en este blog vamos a tratar los errores más comunes que nos hemos encontrado en el plan general contable de las empresas que trabajan con JDE.

Img Blog Informes contables JDE

La calidad de los datos es fundamental

Nos encanta la democratización del desarrollo que permite a los usuarios finales crear y personalizar sus propios informes desde JDE.

> Crear análisis financiero con One View Reporting en JDE

Pero si los datos no se alinean con las especificaciones del informe deseado, el resultado final será un informe inexacto o poco confiable. De hecho, nos hemos encontrado en muchas ocasiones reportes muy elaborados, que al final solo sirven como base para acabar trasladándolos a Excel y tener que modificarlos o validarlos manualmente, con la consiguiente pérdida de tiempo y la posibilidad de fallo “humano”. ¿Te suena de algo?

Ve de la mano de los expertos

Uno de los mejores beneficios de implementar las soluciones tecnológicas con un equipo experto, es que se pueden revelar problemas de datos en los sistemas de origen.

Esto a menudo se muestra cuando los informes iniciales creados no coinciden con los informes de control proporcionados. 9 de cada 10 veces, resulta que hay un problema oculto con el informe de control que necesita ser abordado.

Con Neteris y su equipo experto en JD Edwards, el equipo no va a centrarse únicamente en cumplir las especificaciones y requisitos solicitados, sino que, en base a la experiencia con cientos de clientes de muy diversos sectores, se puede encontrar el origen de esos problemas.

10 Errores habituales en el plan contable

Veamos el “top ten” de errores en el plan contable que pueden provocar errores en los informes financieros de JDE:

1. Clasificación incorrecta de transacciones

Clasificar ingresos o gastos en categorías incorrectas puede llevar a informes financieros inexactos y decisiones empresariales erróneas.

Imagina que una empresa ha estado clasificando erróneamente del 20% al 30% de sus ingresos no recurrentes como ingresos recurrentes.

Este error puede provocar una diferencia material en todo, desde la previsión de flujo de caja hasta la valoración de la empresa. Aunque no lo creas, este tipo de error puede ocurrir fácilmente si el plan general contable no está configurado de manera clara y correcta para identificar y clasificar esas transacciones.

2. Nivel de detalle inadecuado

Configurar cuentas a un nivel de detalle demasiado alto o demasiado bajo puede dificultar la obtención de información precisa y útil.

Si el nivel de datos de la cuenta es demasiado alto, tendrás que buscar en los datos brutos del informe subyacente para encontrar los datos que realmente deseas. Si el nivel de detalles es demasiado detallado, eso también es un problema.

Una empresa global multimillonaria no necesita ser molestada con minucias sobre una cuenta que tiene 100€ en ella. Eso desperdicia tiempo y hace que los informes sean ineficientes. Es esencial encontrar un equilibrio entre el detalle y la simplicidad para asegurar una gestión financiera efectiva.

3. Uso incorrecto de campos

Almacenar información en campos destinados a otros propósitos puede causar confusión y errores en los informes.

Este caso lo vemos a menudo en empresas multinacionales que exigen requisitos de información, pero que no forman correctamente a las diferentes entidades en lo que se espera de ciertos campos. Incluso se da el caso de que diferentes equipos utilicen el mismo campo con distinto propósito, lo que produce una inconsistencia a la hora de consolidar.

4. No definir Políticas claras de clasificación

La falta de políticas claras para la clasificación de transacciones puede resultar en inconsistencias y errores.

Al igual que hemos comentado en el uso de los diferentes campos, es importante que la empresa realice un trabajo de formación y comunicación respecto a lo que se espera de la clasificación de las cuentas.

Las políticas internas deben ser claras, y esto también debe ir de la mano con una buena definición del plan general contable, que ayude al usuario final a identificar de forma correcta cada cuenta.

Aquí podemos ver un ejemplo real donde vemos cientos de cuentas con el mismo nombre o similar, pero que hay que diferenciar por la Business Unit, Subsidiary, y varios campos de clasificación. Si el usuario no las conoce, es muy fácil cometer un error a la hora de contabilizar:

Imagen 1

5. No actualizar el Plan regularmente

Con el tiempo, las empresas cambian y evolucionan, y sus planes contables deben reflejar esos cambios. No actualizar el plan contable puede llevar a una falta de precisión en los informes financieros, ya que las nuevas categorías de transacciones pueden no estar adecuadamente representadas.

Es crucial revisar y actualizar el plan general contable periódicamente para asegurar que sigue siendo relevante y útil para la toma de decisiones financieras.

6. Duplicación de cuentas

Tener múltiples cuentas para el mismo propósito puede complicar la contabilidad y aumentar el riesgo de errores. Este error también es muy habitual en empresas con sedes en distintos países o sedes.

7. Sobrecargar el Plan con demasiadas cuentas

Un exceso de cuentas puede hacer que el plan contable sea complicado y difícil de gestionar.

Hemos llegado a encontrar planes contables con miles de cuentas obsoletas, lo que ralentizaba no solo la generación de ciertos reportes, sino también el trabajo diario por la dificultad de encontrar la cuenta válida en una lista interminable.

Este es un ejemplo real de un cliente que se encuentra en plena reestructuración del plan contable. Aquí vemos el número de cuentas de una sola compañía, tratándose de una empresa con más de 200 compañías:

Imagen 2

8. Falta de consistencia en la nomenclatura

Usar nombres inconsistentes para cuentas similares puede causar confusión y errores en la interpretación de datos.

Hay que tener en cuenta que muchas veces el usuario final busca por nombre, por lo que hay que dedicarle tiempo a definir correctamente no solo la numeración de las cuentas, sino también la descripción.

9. Ignorar las necesidades de informes

No considerar los requisitos de informes al diseñar el plan general contable puede llevar a la falta de datos críticos necesarios para la toma de decisiones.

En Neteris siempre se tiene en cuenta este punto, para combinar un plan contable bien diseñado con reportes eficientes y precisos.

10. Errores en la configuración inicial del Plan

Errores cometidos durante la configuración inicial del plan general contable pueden perpetuarse y causar problemas a largo plazo.

Este englobaría a muchas de las anteriores, ya que una buena definición inicial debe tener en cuenta el dimensionado del plan contable, la nomenclatura, la definición de campos informativos, políticas de clasificación, necesidades posteriores para los informes financieros, etc.

Conclusión:

Por todo lo anteriormente descrito, es extremadamente importante implementar buenas prácticas y realizar auditorías periódicas, para ayudar a evitar estos errores y mejorar la precisión y utilidad del plan contable en JDE.

Ninguna tecnología te dará números de informes precisos si los datos subyacentes son defectuosos. Auditar las especificaciones de tus informes financieros puede ser muy útil para identificar problemas con la clasificación de tus datos, especialmente si tus informes fueron creados hace años basados en un plan contable obsoleto.

Tómate el tiempo para profundizar en qué datos realmente deseas ver y verifica que estén siendo organizados correctamente. Y recuerda, será mucho más sencillo si vas de la mano de un equipo experto como Neteris.