Qué son las Allocations de JD Edwards

En nuestra dilatada experiencia con clientes de sectores y tamaños muy diversos, hay un punto en común a todos ellos: sea cual sea su software de gestión empresarial, el departamento financiero no puede prescindir de Excel.

En ocasiones, por ejemplo, el departamento financiero necesita distribuir costes utilizando una base racional de asignación, para poder realizar de forma óptima su análisis de costes, y esto se puede hacer con una solución poco conocida de JD Edwards: las “Allocations”.

Esta herramienta nos va a permitir automatizar bastantes asientos financieros y, por tanto, ahorrar unas cuantas horas e incluso días de preparación de plantillas de Excel, entradas manuales, etc. 

Las “Allocations” se utilizan para:

• Distribuir gastos
• Crear presupuestos
• Calcular conversiones de moneda

JD Edwards ofrece tres metodologías de asignación con el fin de satisfacer las distintas necesidades:

1. Asientos periódicos: Crear un asiento periódico para una entrada que se repite periódicamente.
2. Allocations indexadas: Crear una asignación indexada para asignar importes de una empresa o unidad de negocio a otra o para crear presupuestos anuales o mensuales.
3. Allocations avanzadas de numerador variable: Crear asignaciones avanzadas de numerador variable para asignar importes basándonos en diferentes variables, tales como códigos de categoría o tipos de unidad de negocio. El uso del método de asignaciones avanzadas de numerador variable requiere una configuración adicional para manejar la funcionalidad compleja, pero dinámica.

*TIP para usuarios avanzados: Todas ellas usarán el tipo de documento “JA” y tipo de batch “D”

 

Una vez creadas las Allocations, se pueden revisar y modificar, antes de lanzar el report. Además, encontraremos también un modo prueba en el report, con el objetivo de revisar antes los asientos que se van a contabilizar de forma automática.

A la hora de configurarlas, también se puede elegir distinta periodicidad, para adaptarnos a las necesidades de nuestro negocio.

Allocations Indexadas

En este punto veremos algún caso práctico, así como la forma de configurarlas en JD Edwards:

Las asignaciones indexadas se utilizan para redistribuir:

• Importes de una o varias cuentas a otra cuenta
• Serie de cuentas
• Libro mayor
• Periodo entre unidades de negocio
• Rango de unidades de negocio de una empresa

Las asignaciones (o “Allocations”) indexadas son el método de asignación más flexible y más utilizado debido a su función de copia. Por ejemplo, puede copiar los importes reales de este año en el presupuesto del año siguiente. También puede utilizar las asignaciones indexadas para estos fines:

• Para distribuir costes categorizados como gastos generales entre unidades de negocio o empresas de su organización.
• Asignar gastos de una empresa a otra.
• Multiplicar por un factor positivo o negativo antes de asignar.
• Tomar importes reales, multiplicarlos por un porcentaje determinado y asignarlos al libro de presupuesto.
• Asignar un importe presupuestario a otra cuenta.
• Establecer presupuestos anuales o mensuales.
• Puesta a cero de cuentas.

En la configuración indicaremos de dónde a dónde, qué multiplicador usaremos o la periodicidad. Además, tenemos tres métodos dentro de las indexadas:

1. Balances: Balances que se crean a partir del saldo final de la cuenta.
2. Transaction: Movimiento creado por cada transacción en cada cuenta. No se suele utilizar debido a la enorme cantidad de registros que podría crearse, aunque se puede considerar para cuentas que no tengan demasiadas líneas.
3. Update: Actualiza el saldo de libros distintos al “AA”, no crean transacciones, solo se actualiza en la tabla de saldos.

*Nota: para presupuestos anuales se utiliza el método “balance”, tampoco se crearán asientos, solo actualiza saldos.

Redistribución de gastos por unidad de negocio (ejemplo real)

Os presentamos una pequeña DEMO donde explicamos cómo configurar y ver el resultado final de una “allocation” indexada.

Si te interesa saber más sobre esta u otras soluciones del ERP de Oracle JD Edwards EnterpriseOne: