Propuesta de valor
En este blog exploramos cómo la automatización empresarial, impulsada por herramientas avanzadas como JD Edwards Release 25, optimiza el proceso Procure to Pay (P2P).
Desde la ingesta de datos hasta la medición de resultados, la plataforma permite modelar procesos, analizar métricas y resolver ineficiencias. Los flujos de trabajo integrados en EnterpriseOne Page y los KPIs como tiempo de ciclo, rendimiento de entrega y análisis de gastos proporcionan una visión detallada y en tiempo real.
Esta automatización empresarial impulsa la innovación, reduce errores y mejora la eficiencia operativa para alcanzar objetivos estratégicos al automatizar, optimizar y transformar los procesos empresariales.
¿Qué es la automatización empresarial?
Independientemente del negocio en el que se encuentre, su empresa es un lugar muy activo y la mayor parte de esa actividad se puede representar mediante datos. El trabajo de su sistema JD Edwards EnterpriseOne es capturar y registrar esos datos en forma de transacciones y documentos comerciales, como órdenes de compra, órdenes de venta, órdenes de trabajo, facturas, transacciones financieras, etc. Necesitamos estos datos para generar informes, realizar auditorías e intercambiarlos con otras empresas.
Pero también hay un valor mayor oculto en estos datos que va más allá del simple mantenimiento de registros. Con el tiempo, estos datos comienzan a dar una idea de cómo está funcionando la empresa. Sumas, promedios, marcas de tiempo, anomalías. Estos son los datos que nos brindan información sobre cómo mejorar la empresa. Esto es la automatización empresarial
El marco de trabajo para la automatización empresarial se basa en el siguiente ciclo de vida: ingerir, modelar, analizar, medir y resolver.
- INGESTA: La INGESTA es la recopilación de datos transaccionales que tenemos en el sistema y que hemos estado usando correctamente
- MODELAR: Estos datos sirven como base para construir MODELOS de procesos y una vez creados
- ANALIZAR: ANALIZAMOS el proceso
- MEDIR: luego procedemos a MEDIR
- RESOLVER: Y si vemos algún error, lo RESOLVEMOS, realizamos mejoras y vuelve a comenzar el ciclo en el que medimos nuevamente para ver como lo estamos haciendo.
¿Cuántas órdenes de compra están esperando aprobación? En promedio, ¿Cuánto tiempo demora una transferencia de inventario? ¿Cuántas órdenes de compra no se pueden vincular a una factura? Tener modelos y métricas precisos nos permite analizar la eficiencia de las operaciones, descubrir ineficiencias y fomentar la innovación. Esa innovación conduce a resolver problemas con más automatización, procesos optimizados o nuevos modelos comerciales. Y luego se puede medir el impacto positivo en las operaciones.
Objetivos de la automatización empresarial
- Ampliar el enfoque de las transacciones individuales al negocio en su conjunto.
- Hacer un mejor uso de los datos existentes para revelar puntos ciegos en un proceso.
- Definir los procesos y los datos necesarios para una mejor visibilidad y acciones correctivas.
Con la plataforma digital de JDE, podemos, no solo utilizar los datos que tenemos en nuestro sistema, sino también utilizar los datos que están fuera del sistema y que podemos obtener de nuestros proveedores.
El sistema JD Edwards captura transacciones, pero al profundizar sobre esos datos más allá de ese nivel transaccional, descubrimos patrones, tendencias, y tal vez, las causas fundamentales de los problemas persistente, que tendremos que analizar, eliminar o revisar si esos patrones son ineficientes, para encontrar la mejor manera de mejorar los procesos en el sistema.
Tenemos que ser capaces de descubrir, interpretar y construir modelos que nos ayuden a visualizar estas métricas de datos a las que queremos llegar.
Todos estos datos nos ayudan a revelar la verdadera salud de nuestro negocio y nos ayudarán a definir las causas fundamentales y las soluciones que inspirarán la innovación.
Y además de las transacciones, están las tareas, que tienen en el sistema una marca en el tiempo, lo que nos permite saber que usuario la ejecutó, en qué momento del tiempo y cuánto tiempo tardó en ejecutar la tarea. Y con esos datos podemos tener métricas para comparar el rendimiento y mejorar los flujos de procesos y la eficiencia.
EnterpriseOne Page: Procure to Pay
Vamos a mostrar el proceso creado en base a EOne Page para el proceso de Procure to Pay. Es un modelo de procesos y métricas predefinido que refleja las mejores prácticas comunes en la industria. Se pueden modificar estos modelos y métricas para que se adapten a su empresa. También puede desarrollar su propio conjunto de modelos y métricas utilizando las herramientas de la plataforma digital EnterpriseOne.
La generación de flujos de procesos que utilicen los datos en tiempo real de su empresa es fundamental para proporcionar la información y el análisis que ayuden a lograr los objetivos y metas generales de la forma más eficiente posible.
En la siguiente imagen vemos el flujo de proceso típico de Procure to Pay. El flujo de proceso de principio a fin podría desglosarse en flujos de proceso detallados de pasos de proceso específicos como la solicitud, la aprobación, el pedido, la recepción y el pago de bienes a los proveedores.
Cuando pasa el cursor sobre el mosaico, el sistema muestra la acción asociada con el mosaico y la descripción.
En primer lugar, tenemos los pedidos, que pueden proceder de EDI o de solicitudes de compra. Las solicitudes pueden estar programadas para pasar a probación o no, y una vez aprobadas, en su caso, generar la orden de compra, el siguiente paso del proceso sería la entrada de la mercancía a almacén, registro de factura y pago.
Si se va haciendo clic en cada proceso, te lleva a un proceso detallado. Por ejemplo, si hacemos clic en las “aprobación de las solicitudes de compra”, nos muestra el detalle del proceso, y a partir de aquí podemos construir modelos similares:
Cuando hacemos clic en el mosaico y navegamos a otra página de EnterpriseOne, se muestra la ruta de navegación y el botón Atrás. Puede utilizar la ruta de navegación para navegar a una página de EnterpriseOne en su historial de navegación o puede utilizar el botón Atrás para volver a la página anterior.
Esto lo que me permite es tener múltiples desgloses conectados, además de widgets, listas de vigilancia, que se pueden ajustar al mosaico.
Las listas de vigilancia representan una colección de elementos que coinciden con los criterios definidos para esa lista. El número que se muestra para un elemento en los mosaicos representa el recuento de registros que cumplen con los criterios de consulta. La lista de vigilancia le permite identificar fácilmente si los datos han superado los umbrales aceptables.
La primera vez que se accede a la página de EnterpriseOne o una página compuesta, el sistema EnterpriseOne actualiza la lista de vigilancia con la información más actualizada. Se puede establecer un máximo de 4 listas de vigilancia por mosaico.
Tres colores representan el estado de cada proceso:
- Azul: indica que el recuento es aceptable y no ha alcanzado el umbral de advertencia.
- Naranja: indica que el recuento ha superado el umbral de advertencia, pero aún no ha alcanzado el umbral crítico.
- Rojo: indica que el recuento ha superado el umbral crítico.
Gráficos de adquisiciones para medir los KPI
Y para ayudar en ese análisis, también se han agregado gráficos para tres KPIs críticos: tiempo de ciclo, rendimiento de entrega del proveedor y análisis de gastos.
> Tiempo de ciclo
Este gráfico proporciona la cantidad promedio de días frente al valor de días límite en un formato de gráfico de barras y líneas. Este gráfico muestra el tiempo del ciclo de la línea de orden de compra desde la fecha solicitada hasta el momento en que se cierra.
La línea roja indica el umbral en el que se encuentra, es decir, nos fijamos un umbral de 10, ya que, por lo general, mis órdenes de compra tardan 10 días en ir de principio a fin. Y al medir todas las unidades de negocio, basándonos en el umbral establecido, vemos que todas están por debajo, por lo tanto, todo está bien, todas están dentro del límite del umbral.
> Rendimiento de entrega del proveedor
Fecha prometida frente a entrega real de una línea de pedido en términos de varios parámetros de cronograma en un formato de gráfico de barras horizontales. Este gráfico muestra el estado de entrega de un pedido de un proveedor en términos del porcentaje entregado antes de la fecha de vencimiento, en la fecha de vencimiento, después de la fecha de vencimiento y no entregado incluso después de la fecha de vencimiento.
> Análisis de gastos
Este gráfico proporciona el precio extendido del catálogo del proveedor frente al costo extendido real por proveedor en un formato de gráfico de líneas y barras.
Estos KPIs ayudan a entender el proceso, modelarlo, mirar las métricas y medir el proceso.
Conclusión
Como conclusión podemos decir que la automatización empresarial conducirá a la innovación y la mejora continua para cumplir con los objetivos generales de la empresa.
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