Cadenas de emails, carpetas compartidas o una hoja Excel (por muchas fórmulas que tenga) no es la manera más profesional de gestionar un proyecto.
Hasta ahora has podido hacerlo así, los proyectos han salido adelante gracias al esfuerzo del equipo, pero la falta de información entre todos los departamentos y la disparidad de sistemas está penalizando tus proyectos en tiempo o en margen. Tener la información tan segregada en distintas herramientas hace que pierdas la visión y por lo tanto el CONTROL del PROYECTO.